Kapitalmarkt Compliance. Karl Richter

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СКАЧАТЬ 3. Änderungen in Bezug auf die Mitglieder bedürfen der Zustimmung durch den jeweiligen Vorsitzenden der Kommission sowie der Kenntnisnahme durch die GVS.

II. Grundlagen der Zusammenarbeit und Rollen

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–	Der Vorsitzende leitet die Ad-hoc-Kommission und repräsentiert diese zugleich gegenüber Dritten. Dem Vorsitzenden obliegt zudem die Federführung in der Zusammenarbeit mit dem Gesamtvorstand.
–	Die Mitglieder der Ad-hoc-Kommission arbeiten kollegial zusammen und unterrichten sich über alle wichtigen Vorgänge und Maßnahmen in Bezug auf den Geschäftszweck der Ad-hoc-Kommission.
–	Jedes Mitglied ist verpflichtet, eine unverzügliche Behandlung durch die Ad-hoc- Kommission herbeizuführen, soweit es von potenziell ad-hoc-relevanten Informationen in Bezug auf die AG Kenntnis erlangt.

III. Aufgabenbereich/Entscheidung

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–	Die Ad-hoc-Kommission beurteilt Sachverhalte im Hinblick auf Ad-hoc-Relevanz im Sinne des Art. 17 Marktmissbrauchsverordnung, inklusive einer möglichen Selbstbefreiung gem. Art. 17 Abs. 4 MAR („gewöhnliche“ Selbstbefreiung) und Art. 17 Abs. 5 MAR („spezielle“ Selbstbefreiung aus öffentlichem Interesse zur Wahrung der Stabilität des Finanzsystems) und die Dauer einer etwaigen Selbstbefreiung.
–	Die Ad-hoc-Kommission erstellt hierzu einen Beschlussvorschlag für den Gesamtvorstand, der, sofern möglich, in eine Vorstandsvorlage der Fachabteilung zu dem betroffenen Sachverhalt aufzunehmen ist. Ist dies nicht oder nicht rechtzeitig möglich, führt die Ad-hoc-Kommission die Vorstandsentscheidung zur Ad-hoc-Publizität selbst herbei. Ist die Ad-hoc-Kommission der Auffassung, dass es sich um einen offensichtlich nicht ad-hoc- publizitätspflichtigen Vorgang handelt, muss eine Beschlussfassung des Vorstands nicht herbeigeführt werden.
–	Die der Ad-hoc-Kommission durch diese Geschäftsordnung übertragenen Entscheidungsbefugnisse dürfen grundsätzlich nicht auf andere Gremien und/oder Komitees delegiert werden. Es besteht grundsätzlich die Pflicht zur Entscheidung.
–	Der Ad-hoc-Kommission steht es frei, für klar definierte Themenstellungen Ausschüsse einzurichten, welche in Bezug auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben Empfehlungen zur finalen Beschlussfassung durch die Ad-hoc-Kommission ausarbeiten.

IV. Beschlussfähigkeit/Beschlussfassung/Eskalation

1. Beschlussfähigkeit

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–	Die Ad-hoc-Kommission ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder eingeladen und mindestens die Hälfte seiner Mitglieder (darunter der Vorsitzende der Kommission oder in seiner Abwesenheit der Stellvertreter) anwesend sind.
–	Die persönliche Anwesenheit der Mitglieder ist grundsätzlich sicherzustellen. In Ausnahmefällen ist auch die Teilnahme via Video-/Telefonkonferenz oder vergleichbarer Telekommunikationsmittel möglich.

2. Beschlussfassung

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–	Entscheidungen der Ad-hoc-Kommission werden durch Beschlüsse mit einfacher Mehrheit gefasst, wobei jede Beschlussfassung die Zustimmung des Vorsitzenden sowie des stellvertretenden Vorsitzenden erfordert. Grundsätzlich haben sich die Mitglieder um eine einstimmige Beschlussfassung zu bemühen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Erfolgt die Beschlussfassung nicht einvernehmlich ist hierüber der Gesamtvorstand zu informieren und es sind ihm die Gründe darzulegen.
–	Beschlussfassungen sollen grundsätzlich in Sitzungen erfolgen, können aber z.B. in eilbedürftigen oder eindeutigen Fällen auch im Wege des schriftlichen Umlaufverfahrens herbeigeführt werden. Beschlussfassungen im schriftlichen Umlaufverfahren sind entsprechend zu dokumentieren und zeitnah allen Mitgliedern schriftlich bekannt zu machen.
–	Auch nachträgliche Stimmabgaben gelten als Teilnahme an der Beschlussfassung. Diese sind jedoch nur zulässig, soweit der Sitzungsleiter diese ausdrücklich zulässt und eine Frist für ihre Abgabe bestimmt.

3. Eskalation

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      Etwaige Unstimmigkeiten zwischen einzelnen Mitgliedern der Ad-hoc-Kommission sollen so zeitnah wie möglich beigelegt werden. Soweit erforderlich, ist der Vorsitzende einzuschalten, es sei denn, ein involviertes Mitglied fordert eine Entscheidung der gesamten Ad-hoc-Kommission ein.

      Weitergehende Eskalationsmöglichkeiten außerhalb der Ad-hoc-Kommission an den Vorstand, insbesondere im Rahmen von Linienverantwortlichkeiten, bleiben davon unberührt.

V. Organisation und Koordination

1. Häufigkeit der Sitzungen/Agenda

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–	Sitzungen der Ad-hoc-Kommission finden anlassbezogen statt.
–	Der Vorsitzende, im Falle seiner Abwesenheit der stellvertretende Vorsitzende, beruft die Sitzungen ein, bestimmt den Tagungsort sowie die Agenda und leitet die Sitzungen.
–	Jedes Mitglied ist berechtigt, die Aufnahme bestimmter Tagesordnungspunkte auf die Agenda unter Einschaltung des Vorsitzenden zu verlangen.
–	Vorlagen zu Sitzungen sind nach Möglichkeit mit einem Vorlauf von 2 Tagen an alle Mitglieder der Ad-hoc-Kommission und den Vorstandsvorsitzenden zu verteilen, so dass eine angemessene Vorbereitung auf die Sitzung gewährleistet ist.

2. Sitzungsprotokoll

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Über sämtliche entscheidungsrelevante Sitzungen der Ad-hoc-Kommission ist ein Protokoll zu fertigen, welches die getroffenen Entscheidungen entsprechend dokumentiert. Der Vorsitzende, im Falle seiner Abwesenheit der stellvertretende Vorsitzende, verantwortet die Erstellung, Abstimmung und finale Versendung des Protokolls an die Mitglieder der Ad-hoc-Kommission sowie gegebenenfalls weiterer Empfänger, wie Vorstandsmitglieder oder eine involvierte Fachabteilung. Es ist zu gewährleisten, dass die Verteilung des Protokolls so rechtzeitig geschieht, dass die Erfüllung einer etwaigen Ad-hoc-Publizitätspflicht nicht gefährdet wird. Zur Beschleunigung des Abstimmprozesses ist jedes Mitglied der Ad-hoc-Kommission sowie ggf. jede sonstige in die Protokollabstimmung einbezogene Person verpflichtet, unverzüglich an der Abstimmung mitzuwirken, d.h. unverzüglich ihr Einverständnis bzw. ihre Anmerkungen an den Protokollersteller zu übermitteln.

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