Internal Investigations. Dennis Bock

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b) Vorgehensweise in sachlicher/fachlicher Hinsicht

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      In der Praxis hat sich eine Kombination aus einer Einzelfalluntersuchung, einer Handlungsmusteranalyse sowie eines Compliance Reviews besonders gut bewährt.

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      Im Rahmen der Einzelfalluntersuchung findet eine umfassende Untersuchung compliance-relevanter – insb. korruptionsrelevanter – Vorgänge (z.B. Einkauf, Vertrieb) sowie eine Bewertung aller identifizierten Vorfälle und Kreditorenbeziehungen statt. Dabei beginnt die Einzelfalluntersuchung mit der Sammlung notwendiger Informationen darüber, wo etwas vorgefallen ist, was im Detail vorgefallen ist und wer beteiligt war. Hierzu werden sowohl schriftlich niedergelegte Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen eingesehen als auch Gespräche mit den an den Prozessen beteiligten Mitarbeitern und möglichen Zeugen geführt. Es gilt auch zu ergründen, ob weitere Untersuchungseinheiten betroffen sind. Sofern hinreichend sicher ist, dass das lokale Management an den dolosen Handlungen nicht beteiligt ist, sollte dieses über die Internal Investigation unterrichtet und in den Prozess der Sachverhaltsaufklärung mit einbezogen werden.

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      In diesem Abschnitt der Internal Investigation müssen häufig große Datenmengen (strukturiert/unstrukturiert) gesammelt, verarbeitet, analysiert und für Berichtszwecke aufbereitet werden. Es muss sichergestellt werden, dass relevante Daten, z.B. aus IT-Systemen, Archiven oder Ablagen nicht absichtlich oder unabsichtlich vernichtet werden. In der Praxis hat es sich als notwendig erwiesen, eine sog. „Preservation Order“, also das Verbot jegliche Daten oder Akten selbst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu verändern oder zu vernichten, zu erlassen. Unerlaubter Zugriff auf Daten und Datenmanipulation muss ebenfalls verhindert werden.

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      Die Handlungsmusteranalyse dient als systematische Massendatenanalyse der Finanzbuchhaltung, hinsichtlich identifizierter Handlungsmuster, der Sicherstellung der Vollständigkeit des Untersuchungsansatzes. Im Rahmen der Analyse gilt es Datenfilter zu bestimmen, die identifizierten Handlungsmuster in Transaktionsreports zu übertragen (Datamining/Matching Reports), Auffälligkeiten in den Transaktionsreports mittels zu definierender Red Flags zu lokalisieren sowie eine straf- und steuerrechtliche Bewertung der Auffälligkeiten vorzunehmen.

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      Zudem sollte geklärt werden, ob die auffällig gewordenen kritischen Geschäftsvorfälle einen Einzelfall, eine übliche Vorgehensweise oder ein Geschäftsmodell darstellen, das sich auch in anderen Bereichen oder Unternehmenseinheiten wieder finden lässt.

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      Die Handlungsmusteranalyse ist ein iterativer Prozess, dessen Schritte zur Informationssammlung, Analyse und Bewertung sowie Befragung insbesondere bei einer komplexen Internal Investigation mehrmals durchlaufen werden müssen.

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      Mittels Compliance Review werden die Compliance-Strukturen (Aufbau- und Ablauforganisation) auf ihre Eignung zur Vorbeugung, Verhinderung und Ahndung von Verhaltensweisen untersucht, die strafrechtliche Tatbestände, bspw. der Vorteilsgewährung, Bestechung, Untreue und Steuerdelikte sowie der Beteiligung an solchen Delikten verwirklichen.

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      Ziel des Compliance Reviews ist es, interne Kontrollschwächen zu identifizieren und konkrete Maßnahmen vorzuschlagen, wie ein eventuell bestehendes Compliance Management System korrigiert bzw. verbessert werden muss, damit das Risiko neu auftretender Compliance-Verstöße bestmöglich kontrollierbar bleibt und der Vorwurf der Systemschwäche nicht mehr, auch nicht in Zukunft, erhoben werden kann.

c) Aufgabenplanung

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      Ziel der Aufgabenplanung ist ein detaillierter Projektplan, der verschiedene Detailpläne enthält (z.B. Risikoplanung, Aufwandsplanung, Termin- und Meilensteinplanung, Kosten- und Ressourcenplanung). Der erste Schritt bei der Projektplanung ist die Erfassung der erforderlichen Aufgaben. Dabei sollten alle das Projekt beinhaltenden Aufgaben systematisch erfasst werden und in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete untergliedert werden. Für komplexe Projekte ist ein Projektstrukturplan (siehe Rn. 79) zu entwerfen. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:

–	Arbeitspakete sollten hinsichtlich der Termine und der Ressourcen verfolgbar sein.
–	Eine zu starke Detaillierung verschlechtert das Kosten-Nutzen-Verhältnis und die Projektübersichtlichkeit.
–	Das Ergebnis der Aufgabengliederung muss mit der Projektdefinition verglichen und quergeprüft werden.
–	Arbeitspakete komplexer Natur sollen in einer eigenen Arbeitspaketbeschreibung spezifiziert werden.

2. Ablauf- und Terminplanung

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      Der erste Schritt in der Ablauf- und Terminplanung besteht darin, alle Aufgaben vom Projektstart bis zum Projektende sachlogisch zu ordnen – einen Ablaufplan auf Ebene der im Projektstrukturplan definierten Arbeitspakete zu erstellen. Im Rahmen der Ablaufplanung sind auch die Beziehungen zwischen den Vorgängen bzw. Arbeitspaketen tabellarisch oder grafisch darzustellen.

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      Der nächste Schritt ist dann, die einzelnen Vorgänge um die erwartete Dauer der einzelnen Vorgänge, allfällige Pufferzeiten sowie die vorgegebenen Fixtermine im Projektablauf zu erweitern. Nun kann bereits eine erste Terminrechnung (auf gesetzliche Feiertage, Betriebsurlaub, Krankenstand und dgl. nicht vergessen) erfolgen. Die Ergebnisse können wieder tabellarisch (als Terminliste) oder grafisch dargestellt werden.

3. Ressourcen-/Kapazitätsplanung

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      Der nächste Schritt in der Projektplanung ist die Ressourcenplanung. Hierbei werden ausgehend vom Projektstrukturplan der Einsatz der am Projekt beteiligten Personen wie auch die Verwendung sonstiger Einsatzmittel (Sachmittel, Material, etc.) geplant. Ziel ist eine Planung und Darstellung der Ressourceneinsätze während des gesamten Projektablaufes. Die Vorgehensweise sieht zuerst eine Bedarfserhebung auf Basis des Terminplanes, dann eine Ermittlung des Einsatzmittelbedarfsprofils, eine Verfügbarkeitsanalyse und schließlich eine Optimierung des Ressourceneinsatzes vor.

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      Ein weiterer sehr wichtiger Planungsschritt ist die Kosten- und Finanzmittelplanung. In diesem Planungsschritt werden Projekte in das Finanz- und Rechnungswesen eingebettet. Durch die Kosten- und Finanzmittelplanung wird die Datenbasis generiert, um Budgets festzulegen, um die Wirtschaftlichkeit regelmäßig zu überprüfen, um Projektleistungen intern oder extern abzurechnen und um einem Ausufern СКАЧАТЬ