Internal Investigations. Dennis Bock

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СКАЧАТЬ der voraussichtlichen Projektkosten, während später detaillierter geplant werden muss. Hierzu ist ein vollständiger Projektstrukturplan für eine aussagekräftige Kostenplanung und Budgetierung Voraussetzung, wobei bei jedem Arbeitspaket der erwartete Verbrauch bzw. Aufwand mit entsprechenden Kostensätzen multipliziert wird und durch Aufsummierung die geplanten Projektkosten ermittelt werden.

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      Insbesondere bei der Personalplanung braucht es viel Übersicht, um die Einzel- und Gesamtziele im Projektmanagement bestmöglich erfüllen zu können. Schließlich sind die Teammitglieder mit ihren unterschiedlichen Qualifikationen zu verschiedenen Aktivitäten optimal einzuteilen. Dieses wird nicht einfacher, wenn mehrere Projekte zeitgleich zu steuern sind. Die Planung des wirtschaftlichen Einsatzes von Personal ist in Einklang zu bringen mit der projektbedingten Nachfrage nach menschlicher Arbeitskraft.

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      Die an der Projektarbeit beteiligten Mitarbeiter müssen in den Projekten und den Phasen so eingeplant werden, dass es eine in der Gesamtheit zulässige Konstellation gibt. Ist dieses nicht möglich, so liegt ein Engpass vor, der rechtzeitig erkannt werden muss, um Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Gibt es mehrere zulässige Konstellationen, so ist die bestmögliche zu ermitteln, z.B. mit der Zielvorgabe der Kostenminimierung.

4. Termin- und Kostenüberwachung

a) Terminüberwachung

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      Bei der Terminüberwachung müssen sich Aufwand und Nutzen die Waage halten. Wenn demnach bei einem Projekt die exakte Einhaltung der Termine nicht im Vordergrund steht, sollten leicht messbare Meilensteine zur Überwachung verwendet werden. Bei Projekten mit fix vorgegebenen, evtl. pönalisierten Terminen oder bei der Entwicklung neuer Produkte, bei denen es um die Marktführerschaft geht, ist eine detaillierte Verfolgung der Termintreue anzuraten. Unabhängig davon, wie die Terminplanung durchgeführt wurde (z.B. Liste, Balken-, Netzplan), muss sie auch während des Projektes stets aktuell gehalten werden; sie ist ansonsten für das Projektcontrolling wertlos.

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      Kommt es zu Terminänderungswünschen der Arbeitspaket-Verantwortlichen, ist in Besprechungen nach Wegen zu suchen, den gefährdeten Termin z.B. durch Einsatz zusätzlichen Personals, kurzfristiges Ausweiten der Arbeitszeiten oder durch Veränderungen des Leistungsumfanges doch noch einhalten zu können.

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      Bei einem Plan/Ist-Vergleich der Termine kommt es darauf an, durch Gegenüberstellung von Plandaten mit voraussichtlichen Ist-Daten drohende Abweichungen von fix vorgegebenen Terminen in der Zukunft (z.B. Meilensteine, Projektendtermin) bereits im Vorhinein zu erkennen und frühzeitig entgegensteuern zu können.

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      Die Meilenstein-Trendanalyse ist ein wichtiges Instrument zur Früherkennung von Terminabweichungen. Sie besteht aus einem Dreiecksraster, auf dessen Horizontalen die Berichtszeitpunkte und auf der Vertikalen mit der gleichen Zeiteinteilung die Meilensteintermine aufgetragen werden. Zu Projektbeginn werden alle Meilensteintermine mit eigenem Symbol auf der vertikalen Achse eingetragen. Während des Projektfortschrittes wird in regelmäßigen Abständen (z.B. jede Woche) eine aktualisierte Terminrechnung durchgeführt und die für die Meilensteine berechneten Termine in die entsprechende Spalte der Matrix eingetragen. Werden dann die Meilensteintermine verbunden, sieht man die Trendentwicklung für alle Meilensteine:

–	ist die Linie waagrecht: geplanter Termin wird eingehalten,
–	steigt die Linie: Terminüberschreitung,
–	fällt die Linie: Termin wurde unterschritten.

b) Kostencontrolling

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      Da der Einhaltung des Projektbudgets von der Geschäftsführung häufig hohe Priorität beigemessen wird, sind eine laufende Kostenerfassung sowie eine Kostenkontrolle notwendig. Grundsätzlich werden die geplanten Kosten den tatsächlich angefallenen Kosten auf Basis der Arbeitspakete gegenübergestellt. Ursachen für Kostenabweichungen können externe Einflüsse (Preissteigerungen, Änderung der Bezugsquellen, etc.), eine zu optimistische Planung, eine ungenaue Kostenplanung, falsche Basiswerte als Kosteninformation oder zusätzliche Anforderungen durch den Auftraggeber sein. Es ist wichtig, die Ursachen für Abweichungen und mögliche Kostensenkungspotentiale zu identifizieren, um einer Budgetüberschreitung zu entgehen. Zur genauen Verfolgung der Kosten ist es notwendig, bei Abschluss jedes Arbeitspaketes einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen. Eine etwas verfeinerte Methode ist der stichtagsbezogene Kostenvergleich. Hierbei werden je Arbeitspaket die Sollkosten (Plankosten multipliziert mit dem prozentmäßigen Leistungsfortschritt) mit den Ist-Kosten verglichen. Differenzen sind zu analysieren und Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Der Nachteil ist, dass nur vergangenheitsbezogene Kosten in die Rechnung einfließen.

5. Qualitätssicherung

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      Die Qualitätssicherung führt durch das Aufdecken von Schwachstellen und der daraus resultierenden Verbesserung der Abläufe zu einer Kosten- und Durchlaufoptimierung. Die angewandten Qualitätssicherungsmaßnahmen spiegeln sich in den verbesserten Projektabläufen wider. Diese Vorteile wirken sich positiv auf die Ergebnisqualität des Gesamtprojekts aus.

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      Qualitätssicherung wird in den Projekten als Gesamtheit der Tätigkeiten wie Qualitätsplanung, Qualitätssteuerung und Qualitätsprüfung verstanden. In der Qualitätssicherung sind somit alle Maßnahmen enthalten, die bezugnehmend auf die Ergebnisse der Qualitätsprüfung zur Vermeidung von Qualitätsfehlern ergriffen werden. Die Eliminierung von Abweichungen zwischen dem Ausführungsergebnis und den Qualitätsanforderungen kann als Hauptzielsetzung der Qualitätssicherung angesehen werden. Unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Gesichtspunkte können für die Qualitätssicherung folgende Ziele formuliert werden: Es sollen keine Qualitätsfehler gemacht werden, die Qualitätskosten sollen minimal sein und die Qualitätskontrolle soll lückenlos ohne Zeitverzögerung zu einer Regelung führen.

6. Projektsteuerung

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      Ein Plan erfüllt vor allem dann seinen Zweck, wenn dessen Einhaltung überprüft werden kann. Dem Projektmanagement kommt die Aufgabe zu, den aktuellen Projektstand stets aufmerksam mitzuverfolgen und in der Lage zu sein, diesen mit dem ursprünglich Plan vergleichen zu können.

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      Die Kontrollfunktionen umfassen typischerweise die Aufgabenerfüllung, die Terminsituation, den Kostenanfall sowie den Ressourcenverbrauch. Der besondere Vorteil einer effizient ausgestalteten Projektüberwachung ist vor allem bei der Kontrollfunktion ersichtlich, da durch eine vernetzte Betrachtung der einzelnen Teilprojektpläne schnell erkannt werden kann, wie sich Projektänderungen auf Termine, Kosten und Ressourcen auswirken.

      Anmerkungen

       [1] СКАЧАТЬ