Internal Investigations. Dennis Bock

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ee) Arbeitskreise und Fachausschüsse

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      Wie vorangehend erläutert, kann die Bildung von Teilprojektteams geboten sein. Sollten in einem solchen Fall keine sachlich-logisch verknüpften Aufgabenstellungen abgrenzbar sein, die sinnvollerweise von einem verbleibenden Kernteam zu bearbeiten wären, sich also alle Projektmitarbeiter auf Teilteams verteilen, so bietet es sich an, einen „Arbeitskreis Teamsteuerung“ zu bilden. Im Unterschied zum Projektlenkungsausschuss, dessen Aufgabe auch in diesem Fall die strategische Projektführung/-kontrolle ist, fallen diesem nachgeordneten Gremium Koordinations- und Abstimmungsaufgaben innerhalb des Gesamtteams zu. Das Mikromanagement (Aufgabenverteilung, Projektkoordination, Schnittstellen-/Umfeldmanagement) der Internal Investigation erfolgt durch den Projektleiter über den Arbeitskreis Teamsteuerung, während die wesentliche inhaltliche Arbeit in den Teilprojektteams geleistet wird. Hierzu ist es erforderlich, dass jedes Teilprojektteam einen Repräsentanten (Teilprojektleiter) in den Arbeitskreis Teamsteuerung entsendet. Dieser präsentiert dort die Ergebnisse seines Teilteams, die daraufhin mit den übrigen Teilprojektleitern abgestimmt werden. Von wesentlicher Bedeutung ist auch hier die Kontinuität in der Zusammensetzung des Arbeitskreises Teamsteuerung. Die in der Praxis zu beobachtende Vorgehensweise, immer dasjenige Mitglied des Teilteams zu den Sitzungen des Arbeitskreises zu entsenden, das gerade Zeit hat, ist für eine effiziente Steuerung der Teilprojektteams sehr hinderlich.

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      Fachliche Expertise, die für die Durchführung der Internal Investigation unerlässlich, jedoch unternehmensintern nicht vorhanden ist oder aufgrund von Kapazitätsengpässen als externe Dienstleistung bezogen werden soll, lässt sich in Form von Fachausschüssen in die Projektorganisation einbinden. Ein mit den entsprechenden Spezialisten besetzter Fachausschuss hat den Projektlenkungsausschuss sowie den Projektleiter in fachlichen/rechtlichen Fragestellungen und zu entsprechend untersuchungsstrategischen Aspekten zu beraten. Je nach Bedeutung des Fachgebietes kann es ratsam sein, ein Mitglied dieses Fachausschusses als dauerhaften Repräsentanten in den Projektlenkungsausschuss zu entsenden. Um eine einheitlich hohe Qualität sicherzustellen, kann es außerdem sinnvoll sein, bestimmte Teilaufgaben des Untersuchungsprozesses dem Fachausschuss zur Bearbeitung zu übertragen. In dem bereits erwähnten Beispiel einer Internal Investigation, die parallel zu einem staatsanwaltschaftlichen Ermittlungsverfahren wegen erhobener Korruptionsvorwürfe durchgeführt wird, könnte die reine Sachverhaltsermittlung durch das Projektteam, die strafrechtliche und ggf. steuerrechtliche Beurteilung hingegen durch einen Bewertungsausschuss erfolgen. Dieser wäre mit Vertretern der Rechts-/Steuerabteilung des Unternehmens und/oder beauftragten Rechtsanwälten/Steuerberatern besetzt.

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Zusätzlich zu solchen Fachausschüssen lassen sich untersuchungsunterstützende Teilprozesse sowie untersuchungsnahe Sonderaufgaben in Form von Arbeitskreisen organisieren. Bei solchen Arbeitskreisen kann es sich um sog. Temporärgruppen handeln, deren Tätigkeitsdauer deutlich kürzer als die Gesamtlaufzeit des ganzen Projektes angelegt ist. Als Beispiel für einen untersuchungsunterstützenden Teilprozess lässt sich die Bereitstellung der für die Internal Investigation benötigten Informationstechnologien nebst digitaler Daten nennen (IT-Unterstützungsprozess). Je nach Untersuchungsziel ist die Analyse strukturierter und unstrukturierter elektronischer Datenbestände[30] erforderlich. Bereits die Akquisition der für die Untersuchung relevanten Daten kann eine große Herausforderung darstellen, die nur mit Hilfe der IT-Abteilung zu bewerkstelligen ist (Akquisition über unterschiedliche ERP-Systeme hinweg, Lesbarmachung bereits archivierter Datenbestände etc.). Für die Analyse dieser Daten ist u.U. der Einsatz einer speziellen Software erforderlich. An dieser Software sind die Projektmitarbeiter entweder zu schulen, oder die Analysen müssen nach den Vorgaben des Projektteams durch bereits in der Anwendung der Software erfahrene Mitarbeiter der IT-Abteilung bzw. eines beauftragten externen Beratungsunternehmens erfolgen. Hinzu kommen Aufbau und Pflege einer Projektdatenbank sowie die Bereitstellung der Kommunikationstechnologien (insbesondere im Zusammenhang mit einem virtuellen Projektteam, s. Rn. 72). Die einzelnen Bedürfnisse des Untersuchungsteams, Möglichkeiten der IT-Abteilung, Vorgehensweise und Terminplan werden in einem solchen Fall innerhalb eines „Arbeitskreises EDV“ abgestimmt. Ein weiteres Beispiel kann ein „Arbeitskreis Amnestieprogramm“ sein. Beinhalten Untersuchungsaufgaben bzw. -systematik ein Amnestieprogramm, um sich die Kooperationsbereitschaft und damit das Wissen betroffener Mitarbeiter zu sichern, so lassen sich Fragen zur Ausgestaltung des Amnestieprogramms sowie die Informationsweitergabe zum Projektteam in einem solchen Arbeitskreis koordinieren.

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      Beispiele für untersuchungsnahe Sonderaufgaben finden sich u.a. auf dem Gebiet der sog. Remediation (siehe dazu 22. Kap.). Gilt es Erkenntnisse aus einer internen Untersuchung aufzugreifen, um die Kontroll- und Reaktionssysteme im Unternehmen weiterzuentwickeln, so müssen die entsprechenden Erkenntnisse für diese Zwecke strukturiert und den mit den Remediation-Maßnahmen beauftragten Mitarbeitern übergeben werden. Die Remediation gehört nicht zwingend zum Projektauftrag einer Internal Investigation, sondern kann ein eigenständiges Projekt darstellen. Die Schnittstellen zwischen beiden Projekten bildet dann ein „Arbeitskreis Remediation“. Erkenntnisse aus einer Internal Investigation können ferner in arbeitsrechtlich relevanter Weise aufzugreifen sein. Auch unter Berücksichtigung eines Amnestieprogramms hat das Unternehmen u.U. Hinweisen auf massives individuelles Fehlverhalten von Unternehmensangehörigen in der Vergangenheit nachzugehen und Sanktionen auszusprechen. Vorgehensweise und Durchführung koordiniert ein „Sanction Committee“.

ff) Einzelpersonen mit besonderen Aufgaben

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      Nicht immer erfordert das Aufgabenvolumen den Einsatz einer Personengruppe zur Durchführung der betreffenden Projektaufgabe. Beispielsweise kann zur Überwachung datenschutzrechtlicher Vorgaben innerhalb einer Internal Investigation entweder der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens oder ein eigens im Zusammenhang mit der Untersuchung beauftragter Berater hinzugezogen werden. Diese, mit der Sicherstellung des Datenschutzes beauftragte Person berichtet direkt an den Projektlenkungsausschuss und ist berechtigt, dem Projektleiter fachbezogene Weisungen zu erteilen. Eine eigenständige Projektrolle kann auch einem sog. Projektcontroller zukommen, der zur Entlastung des Projektleiters eingesetzt wird. Das Aufgabenspektrum eines Projektcontrollers kann von dem reinen Termin-, Kosten- und Ressourcen-Controlling über eine gesonderte Qualitätskontrolle, die Vorbereitung der regelmäßigen Projektstatus-Berichte an den Projektlenkungsausschuss bis hin zur (methodischen) Unterstützung des Projektleiters bei der Projektplanung und -steuerung reichen. Im Zusammenhang mit dem letztgenannten Aufgabenbereich kann der Projektcontroller auch die Rolle eines Fachpromotors haben. Sofern für die Internal Investigation zwar bestimmtes Fachwissen erforderlich ist, es diesbezüglich jedoch keines gesonderten Fachausschusses bedarf, lässt sich dieses Fachwissen auf operativer Ebene durch einen solchen Fachpromotor auch in das Projektteam tragen. Ein Fachpromotor kann bspw. auch hinsichtlich besonderer Untersuchungsmethoden die einzelnen Mitglieder des Projektteams schulen.

3. Ablauforganisation

a) Gegenstand der Ablauforganisation, Ausgangspunkt

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Gegenstand der Ablauforganisation ist die zeitliche, räumliche und personelle Festlegung der Arbeitsabläufe.[31] Während die Aufbauorganisation einen (statischen) Überblick СКАЧАТЬ