Internal Investigations. Dennis Bock

Чтение книги онлайн.

d) Gestaltung des Informations- und Datenaustauschs

      130

Zu unterscheiden ist zwischen einem synchronen und einem asynchronen Informationsaustausch. Synchron verläuft der Informationsaustausch, wenn Sender und Empfänger zur selben Zeit kommunizieren, wie bspw. im Rahmen von Teambesprechungen. Asynchron ist der Informationsaustausch, wenn Informationsübermittlung und -aufnahme zeitlich unabhängig voneinander erfolgen. Für beide Formen der Kommunikation sind im Rahmen eines Projektes Regeln zu vereinbaren und einzuhalten.[5] Internal Investigations von geringem Umfang zeichnen sich tendenziell durch ein hohes Maß an synchronem Informationsaustausch aus: Umfasst das Untersuchungsteam nur wenige Mitglieder, die sich im Idealfall sogar einen Teamraum teilen, und ist die Internal Investigation auf einen vergleichsweise kurzen Zeitraum begrenzt, so wird die bevorzugte Kommunikationsform das direkte Gespräch sein. Denn auf diese Weise lassen sich Informationen ohne Zeitverzögerungen übermitteln und ein unmittelbares Feedback einholen. Doch je mehr Personen an einer Internal Investigation mitwirken, je größer die räumliche Distanz zwischen diesen Personen ist und je länger die Internal Investigation andauert, desto stärker wird die Kommunikation von einem asynchronen Informationsaustausch geprägt sein.[6] Dadurch ergeben sich besondere Herausforderungen, denen die technische Infrastruktur[7] des IuK-Systems Rechnung tragen muss. Die Herausforderungen liegen in dem zeitlichen Auseinanderfallen von Informationsbereitstellung und Informationsnutzung sowie in der Mehrfachverwendung von Informationen begründet. Durch die Vielzahl an Projektbeteiligten ist bei umfangreichen Projekten die Wahrscheinlichkeit, dass Erzeuger und Nutzer einer Information verschiedene Personen sind und dass damit verbunden zeitliche Differenzen zwischen Informationsanfall und Informationsnutzung überbrückt werden müssen, deutlich größer. Die Projektbeteiligten können nicht mehr alle Informationen unmittelbar untereinander austauschen. Dies erfordert den Einsatz eines Speichermediums, um einerseits die zeitgerechte Nutzbarkeit bereits entstandener Informationen zu gewährleisten und andererseits eine wiederholte Erfassung von mehrfach benötigten Informationen zu vermeiden. Hierzu sind die Informationen in geeigneter Weise zu dokumentieren.

      131

Bei umfangreichen Internal Investigations eignet sich als Speichermedium ein sog. Projektportal. Es handelt sich um einen virtuellen Datenraum auf Basis von Internet-/Intranet-Technologien. Ein solches Projektportal dient zweierlei Zielen: Einerseits ermöglicht es die zeitliche Transformation von Daten, die entweder in der oben beschriebenen Weise erst mit zeitlicher Verzögerung oder mehrfach benötigt werden. Andererseits wird über den Einsatz des Projektportals eine integrierte Projektdokumentation sichergestellt. Die Projekt-Dokumentation betrifft „alle Daten und Informationen sowie das Wissen und die Erkenntnisse, die im Projektverlauf gewonnen wurden, besonders bezüglich Projektkonfiguration und Änderungen sowie die gesamten Managementunterlagen.“[8] Somit dient das Projektportal allen Projektbeteiligten als gemeinsame Ablage und Informationsdatenbank. Es ermöglicht eine asynchrone Abstimmung der Projektplanung, von Terminen und Aufgaben, sowie eine weitestgehend ortsunabhängige Bearbeitung der gespeicherten Projektdaten. Dem Untersuchungsteam können über dieses Projektportal die benötigten Quelldaten zur Verfügung gestellt werden (Fallakten, Buchhaltungsdaten, Interviewprotokolle, etc.). Die Teammitglieder können ihrerseits dem Projektleiter ihre Arbeitsergebnisse (z.B. Sachverhaltsberichte) zugänglich machen. Das Projektportal umfasst ferner die einheitliche, fortlaufend aktualisierte Projektdatendatenbank, in der u.a.