Internal Investigations. Dennis Bock

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СКАЧАТЬ des Projektes zu Grunde. Erst durch die Ablauforganisation werden die logische Reihenfolge der einzelnen Arbeitspakte und die zugehörigen Durchführungszeitpunkte determiniert.

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Ausgangspunkt der Planung der Ablauforganisation ist die Aufgabenplanung. Die Gesamtaufgabe muss in einzelne Teilaufgaben und diese wiederum in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete aufgegliedert werden.[32] Ein Arbeitspaket stellt die kleinste Planungseinheit dar. Es handelt sich um eine „geschlossene, zusammengehörende, überschaubare Menge an Arbeit“[33]. Das Ergebnis eines Arbeitspaketes ist für sich alleine nachprüfbar. Dadurch ist eine eindeutige Arbeitsvergabe und Abnahme nach erfolgter Durchführung möglich. Das Ergebnis einer solchen Aufgabenplanung gibt der sog. Projektstrukturplan wieder.[34] Es handelt sich um ein hierarchisches Schema, an dessen Spitze die Hauptaufgabe steht. Darunter sind die Teilaufgaben angeordnet, in die sich die Hauptaufgabe zerlegen lässt. Die Teilaufgaben gliedern sich in Unteraufgaben jeweils nachgelagerter Ebenen auf, bis die Ebene der Arbeitspakete erreicht ist. Erst wenn auf diese Weise eine Vorstellung darüber besteht, was im Einzelnen zu tun ist, kann eine logische Reihung der einzelnen Arbeitspakete (Ablaufplanung) und darauf aufbauend eine Planung der Termine erfolgen.

b) Ablauf- und Terminplanung

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      Im Rahmen der Ablaufplanung wird die logische Anordnung der einzelnen Arbeitspakete vom Projektstart bis zum Projektende festgelegt. Im Unterschied zu Produktentwicklungs- oder Investitionsprojekten ergibt sich die logische Anordnung nicht aus technologischen Erfordernissen, sondern aus den sachlich-logischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen. Unter Berücksichtigung dieser Abhängigkeiten lässt sich beurteilen, welche Arbeitspakete zwingend nacheinander zu bearbeiten sind und ob bestimmte Aktivitäten parallel bzw. überlappend ausgeführt werden können (Ablauflogik). Für die konkrete Planung des Projektablaufes einer Internal Investigation bietet sich ein progressiver Planungsansatz an: Begonnen wird mit dem Start der Internal Investigation. Zu prüfen ist, welche Arbeitspakete von dem Projektteam als erstes in Angriff zu nehmen sind und welche Prozessschritte sich daran anschließen können. Auf diese Weise werden Tätigkeitsfolgen entwickelt. Ausgehend von dem Projektteam sind dann die Arbeitspakete für die übrigen Projektbeteiligten – gewissermaßen bottom up – in die Ablaufplanung zu integrieren: Welche Arbeitsergebnisse müssen vorliegen, damit bestimmte Arbeitskreise ihre Tätigkeit aufnehmen können? Inwieweit sind rechtliche Stellungnahmen von Fachausschüssen erforderlich, bevor die nächste Projektphase anlaufen kann?

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In einem zweiten Schritt ist der Parameter Zeit der in der Ablaufplanung festgelegten Ablauffolge zuzufügen. Hierzu ist zunächst die Bearbeitungsdauer für die einzelnen Arbeitspakete abzuschätzen (Durchlaufzeit). Auf Basis dieser Durchlaufzeiten lassen sich Start- und Endtermin für das jeweilige Arbeitspaket ermitteln und unter Berücksichtigung der in dem Ablaufplan enthaltenen Abhängigkeitsbeziehungen die terminliche Lage des Arbeitspaketes auf der Zeitachse bestimmen. Aus dem in dieser Weise erweiterten Ablaufplan ist dann auch die relative Priorität der Arbeitspakete ersichtlich, denn aus dem Terminplan ergeben sich nicht nur die sachlich-logischen Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, sondern auch die zeitlichen (Wartezeiten, Vorziehzeiten). Dieser Terminplan[35] stellt die unerlässliche Basis für alle weiteren Planungsschritte dar, insbesondere die Ressourceneinsatzplanung sowie die Kostenplanung. Weitere Abhängigkeiten bspw. aufgrund von Kapazitätsengpässen werden erst im Rahmen der Projektplanung berücksichtigt. Wie die Aufbauorganisation sind der Ablauf- und Terminplan während der Internal Investigation ggf. fortzuschreiben. Gründe können Ergänzungen der Projektaufgaben, Erkenntnisse aus der Projektüberwachung, Änderungen hinsichtlich der Ressourcenverfügbarkeit sowie Kostenüberschreitungen und Terminverspätungen sein.

c) Gestaltung des Informationsflusses

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Durch den vorangehend skizzierten Ablauf- und Terminplan sind die Projektabläufe noch unzureichend determiniert. Erforderlich sind zusätzlich Regelungen zum administrativen Ablauf der Internal Investigation, insb. in Bezug auf das Informationswesen. Nur durch eine sorgfältige Planung der Informationsflüsse lässt sich sicherstellen, „dass alle am Projekt Beteiligten die für ihre Arbeit nötigen Informationen rechtzeitig, in der entsprechenden Form und Detaillierung und in einer transparenten Struktur erhalten, um die übertragenen Aufgaben effizient erfüllen zu können.“[36] Festzulegen ist deshalb

–	wer (in erster Linie der Projektleiter),
–	wem (u.a. Projektlenkungsausschuss, Arbeitskreise/Fachausschüsse),
–	welche Informationen (z.B. Projektstatusbericht, ad-hoc-Bericht, Review),
–	in welcher Art (mündlich, schriftlich, standardisierte Form),
–	und Häufigkeit

      weiterzugeben hat. Auf diese Weise wird die formalisierte Informationsweitergabe geregelt. Daneben werden die Projektbeteiligten auch auf informelle Weise miteinander kommunizieren. Zwar ist diese Form der Informationsweitergabe für den Erfolg von Projekten nicht zu unterschätzen, doch lässt sie sich nicht planen.

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      Zur Gewährleistung von Datensicherheit, Geheimhaltung und Funktionsfähigkeit sind sowohl für die formale, als auch die informelle Informationsweitergabe Konventionen/Standards vorzugeben (siehe Rn. 22), wie z.B. zu

–	einer einheitlich zu verwendenden Projektsprache,
–	Formaten/Anwendungen für den Informationsaustausch,
–	zulässigen Speichermedien,
–	einzusetzender Verschlüsselungssoftware und Passwortschutz.

4. Sonderaspekte zur Verzahnung von Projekt und Unternehmensorganisation

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Auf allgemeine Aspekte der Eingliederung einer Projekt- in die bestehende Unternehmensorganisation wurde voranstehend bereits eingegangen, so z.B. auf die Frage der Kompetenzverteilung.[37]An dieser Stelle soll in Ergänzung dazu noch auf zwei Sonderaspekte eingegangen werden, hinsichtlich derer im Rahmen der organisatorischen Ausgestaltung einer Internal Investigation eine besondere Sensibilität erforderlich ist.

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In Abhängigkeit von Untersuchungsziel und -aufgaben kann es sinnvoll sein, zur Durchführung einer Internal Investigation auf die Mitarbeiter der internen Revision zurückzugreifen. Aufgrund ihrer Prüfungstätigkeit verfügen sie über Kenntnisse zum Aufbau der Unternehmensorganisation, der Struktur von Geschäftsprozessen etc., aber auch aus Revisionsprüfungen in der Vergangenheit. Der Rückgriff auf dieses Wissen kann die Effizienz einer Internal Investigation deutlich erhöhten. Sollte die Internal Investigation jedoch – wie in СКАЧАТЬ