Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева
Чтение книги онлайн.

Читать онлайн книгу Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя - Ирина Топчиева страница 38

СКАЧАТЬ бланков документов;

      • Перечень документов, заверяемых печатью;

      • Форма положения о структурном подразделении;

      • Схемы документооборота;

      • Форма должностной инструкции и др.;

      • Перечень документов, подлежащих утверждению.

      В организации, которая использует гербовые бланки, гербовые печати, обязательно в инструкции должен быть раздел, содержащий требования к работе с ними.

      Инструкция отражает весь процесс работы с документами, всю последовательность технологических операций. Она является регламентирующим документом для службы ДОУ, секретариата или секретаря, осуществляющих документное обслуживание руководителя, а также для всех специалистов аппарата управления.

      Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ, затем проект согласовывается с заведующим архивом, юридической службой. Затем инструкция утверждается руководителем или вводится в действие его приказом и рассылается во все структурные подразделения организации для использования в текущей работе.

      Номенклатура дел организации

      В процессе своей деятельности любая организация создает и получает достаточно большое количество документов. После оперативной деятельности для решения возникших вопросов возникает необходимость обращаться к документам снова. Для осуществления быстрого и удобного их поиска необходима классификация, которая заключается в группировании документов в дела.

      ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет термин «дело» как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» [24].

      Классификатором наименований дел служит номенклатура дел.

      Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [24].

      Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения или его структурного подразделения с указанием сроков хранения [37]. Таким образом, номенклатура дел служит распределителем документов в дела, позволяет их систематизировать. Номенклатура дел должна охватывать все виды документов, которые создаются в процессе деятельности данной организации.

      Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:

      • наименование организации;

      • наименование вида документа;

      • гриф утверждения;

      • дату;

      • регистрационный номер;

      • место составления;

      • заголовок к тексту;

      • текст;

      • подпись;

      • визу согласования.

      Номенклатура дел составляется по унифицированной форме и состоит из следующих граф:

      В первой СКАЧАТЬ