Название: Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
Автор: Ирина Топчиева
Издательство: ""ТЕРМИКА.РУ""
Жанр: Учебная литература
isbn: 978-5-9906894-0-4
isbn:
• Перечень документов, заверяемых печатью;
• Форма положения о структурном подразделении;
• Схемы документооборота;
• Форма должностной инструкции и др.;
• Перечень документов, подлежащих утверждению.
В организации, которая использует гербовые бланки, гербовые печати, обязательно в инструкции должен быть раздел, содержащий требования к работе с ними.
Инструкция отражает весь процесс работы с документами, всю последовательность технологических операций. Она является регламентирующим документом для службы ДОУ, секретариата или секретаря, осуществляющих документное обслуживание руководителя, а также для всех специалистов аппарата управления.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ, затем проект согласовывается с заведующим архивом, юридической службой. Затем инструкция утверждается руководителем или вводится в действие его приказом и рассылается во все структурные подразделения организации для использования в текущей работе.
Номенклатура дел организации
В процессе своей деятельности любая организация создает и получает достаточно большое количество документов. После оперативной деятельности для решения возникших вопросов возникает необходимость обращаться к документам снова. Для осуществления быстрого и удобного их поиска необходима классификация, которая заключается в группировании документов в дела.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет термин «дело» как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» [24].
Классификатором наименований дел служит номенклатура дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [24].
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения или его структурного подразделения с указанием сроков хранения [37]. Таким образом, номенклатура дел служит распределителем документов в дела, позволяет их систематизировать. Номенклатура дел должна охватывать все виды документов, которые создаются в процессе деятельности данной организации.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• гриф утверждения;
• дату;
• регистрационный номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визу согласования.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме и состоит из следующих граф:
В первой СКАЧАТЬ