"Die Handwerker-Fibel", Band 3. Dr. Lothar Semper

Чтение книги онлайн.

      ECM-Systeme unterstützen beim Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Akten, Dokumenten und Dateien.

      Schriftverkehr und Postbearbeitung

      Ein wichtiges Hilfsmittel für die Kommunikation eines Unternehmens mit seiner betrieblichen „Umwelt“ ist auch in Zeiten moderner Kommunikationsmittel der Geschäftsbrief.

Geschäftsbrief

      Durch den Geschäftsbrief werden wesentliche Sachverhalte schriftlich erfasst, festgehalten und weitergegeben.

      Visitenkarte des Unternehmens

      Der Geschäftsbrief ist die Visitenkarte des Unternehmens. Durch den Geschäftsbrief wird das Bild und das Ansehen des Unternehmens bei Geschäftspartnern, Behörden und anderen Stellen geprägt.

      Der Geschäftsbrief einer GmbH, einer ins Handelsregister eingetragenen Personengesellschaft (z. B. OHG, KG) und von ins Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen muss folgende Punkte enthalten:

      > Name des Inhabers, des Unternehmens bzw. des Geschäftsführers oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden

      > Firma und Rechtsformzusatz

      > Sitz des Unternehmens (Anschrift)

      > zuständiges Handelsregister

      > Handelsregisternummer.

      Betroffen von dieser Regelung sind postalische Schreiben und E-Mails.

      Der Geschäftsbrief von Gewerbetreibenden, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, muss folgende Punkte enthalten:

      > Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

      > ladungsfähige Anschrift.

      Formale Gestaltung von Geschäftsbriefen

      Jeder Geschäftsbrief muss in der äußeren Form sauber und übersichtlich sein.

      Formale Gestaltungsmerkmale

      Für Form, Größe, Einteilung und Beschriftung des Briefblattes gibt es DIN-Normen. Der formale Inhalt eines Geschäftsbriefes erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende wichtige Punkte:

      > Briefrand

      > Briefkopf

      > Anschrift des Empfängers

      > Postanschrift des Absenders

      > Raum für Eingangs- und Bearbeitungsvermerke des Empfängers

      > Bezugszeichenzeile mit Leitwörtern (z. B. Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Datum)

      > Betreffangabe (ohne Nennung des Wortes „Betreff“)

      > Straße, Hausnummer, ggf. Postfach, Postleitzahl, Ort

      > Behandlungsvermerke (z. B. „Eilt“)

      > Anrede

      > Brieftext

      > Briefabschluss (Grußformel, Unterschrift)

      > Anlagen- und Verteilvermerke

      > Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail und Internetadresse)

      > Bankverbindungen.

Sprache

      Bei der sprachlichen Gestaltung sollten folgende Grundsätze Berücksichtigung finden:

      > kurze und klare Formulierungen

      > Beginn eines neuen Absatzes bei jedem neuen Sachverhalt

      > Ausschluss von Rechtschreibfehlern.

      Inhaltliche Gestaltung von Geschäftsbriefen

      Der fachliche Inhalt des Geschäftsbriefes richtet sich nach der jeweiligen Aufgabenstellung.

      Für Unternehmen des Handwerks sind folgende Gebiete des Schriftverkehrs von besonderer Bedeutung:

      > Briefe bei der Betriebsgründung (z. B. Anmeldung bei Gewerbeamt, Handwerkskammer, Finanzamt)

      > Schriftverkehr bei der Auftragsbeschaffung und bei Verträgen (z. B. Werbebrief, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Mängelrüge)

      > Mahnbriefe (z. B. bei Lieferungs- oder Zahlungsverzug)

      > Briefe im Verkehr mit Banken (z. B. Kreditantrag, Zahlungsverkehr, Auskunftsansuchen)

      > Schriftverkehr mit dem Finanzamt (z. B. Stundungsantrag)

      > Briefe im Verkehr mit der Belegschaft (z. B. Bewerbungsschreiben, Kündigungsschreiben, Abmahnung).

      Beispiel:

      Bei der Erstellung eines Angebots (>> Beispiel folgende Seite) ist es für den Handwerksbetrieb wichtig, sich inhaltlich möglichst von seinen Mitbewerbern zu unterscheiden. Folgende Möglichkeiten sind bei der Erstellung eines Angebots inhaltlich im Allgemeinen zu berücksichtigen:

      Angebotserstellung

      > Leistungen detailliert beschreiben, Arbeitszeiten detailliert aufschlüsseln

      > Hinweis auf Termintreue, Garantie- und Serviceleistungen, eigenen Kundendienst und hohe Arbeitsqualität

      > Abstimmung mit anderen Gewerken anbieten

      > Gewährleistung der sorgfältigen Einhaltung von aktuellen Vorschriften

      > Nebenleistungen in den Preis einschließen, Alternativen anbieten

      > Referenzen nennen, Liefer- und/oder Ausführungszeit nennen

      > Zahlungsmodalitäten erwähnen

      > Mehrwertsteuer separat ausweisen

      > Hinweis auf Geschäftsbedingungen

      > СКАЧАТЬ