Własna firma krok po kroku. Grzegorz Krzemień

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ Nie masz problemów z podejmowaniem decyzji. Świat wokół nie istnieje. Jesteś skoncentrowany na robocie. Pewnie przy tej okazji poznasz limity swojego organizmu. Musisz się z tym liczyć. Ja dowiedziałem się, że mogę pracować trzy doby bez przerwy, ale nie powinienem zaraz potem jechać na uczelnię.

      Na tym etapie najgorszym z możliwych scenariuszy jest paraliż decyzyjny. Jeśli będziesz za długo zastanawiać się nad podjęciem decyzji, nie zrobisz kolejnej rzeczy z listy, nie postawisz następnego kroku, a czasu nie masz w nadmiarze. Robienie jest zawsze lepsze niż nicnierobienie.

      Z czasem też wyrobisz w sobie umiejętność priorytetyzacji zadań. Zwłaszcza że często będziesz mieć do czynienia z sytuacją, gdy wszystko jest na już i jest równie ważne co pozostałe zadania. Będziesz stawał przed wyzwaniami w rodzaju: za co wziąć się w pierwszej kolejności. Twierdzę, że ten etap w życiu to zaprzeczenie emerytury, kiedy to nic nie robisz, bo na nic czasu nie masz. Tutaj okazuje się, że im więcej masz zadań do zrobienia, tym szybciej je robisz.

      Zarządzanie przez cele

      Kiedyś pojawi się taki moment, że przestaniesz się włączać w działania operacyjne w firmie, ponieważ pracownicy przestaną tego od ciebie wymagać. Wtrącając się, możesz więcej popsuć. To chwila, kiedy twoje zaangażowanie w absolutnie wszystko, co dzieje się w firmie, jest zwyczajnie niemożliwe. No man’s land w żargonie zarządczym oznacza właśnie taki przełom16. Firma jest już zbyt duża, abyś mógł ją samodzielnie ogarnąć w codziennym, operacyjnym sensie.

      Tymczasem jesteś jednak na początku drogi. To, o czym wspomniałem przed chwilą, czeka cię w przyszłości. Póki co czujesz, że stoisz na czele organizacji. Co prawda maleńkiej, dopiero raczkującej, ale organizacji, której warto nadać ramy. Nabierasz przekonania, że trzeba posłużyć się jakimś sprawdzonym modelem zarządzania. Nawet jeśli jeszcze samodzielnie przychodzi ci robić wiele rzeczy, a zatrudnianie dopiero co ruszyło.

      Jeśli masz doświadczenia z korporacji, niechybnie zechcesz na dzień dobry przenieść tamte praktyki na grunt zarządzanej przez siebie firmy. W mniejszej skali, w jakimś kawałku, ale bierzesz się za te wszystkie korporacyjne wynalazki i przymierzasz do swojej firmy. „Bo będzie bardziej profesjonalnie” – myślisz sobie. Powiedzmy od razu: nie tędy droga. Jesteś na początku drogi. Pamiętaj. Twój jedyny teraz cel to przetrwać dwa kolejne lata. Musisz zrobić dosłownie wszystko, co w twej mocy, aby cel ten osiągnąć. Zatem nie porywaj się na złożone mechanizmy i narzędzia służące zarządzaniu organizacją. Na razie do zarządzania wystarczy ci arkusz kalkulacyjny (pewnie i tak za wiele nie będzie do wprowadzania w tabelach) oraz narzędzie do wystawiania faktur.

      Tak długo, jak to tylko możliwe, staraj się nie być korporacją. Nie zarządzaj ludźmi poprzez cele, ale przez rozmowę i partnerskie podejście. Osobiste relacje przez długi czas będą jedną z kluczowych przewag i źródłem lojalności ludzi względem ciebie i twojej firmy. Wraz z formalizacją procesów w firmie i „kartą wyników”, pojawia się niechęć i kombinowanie na wszelkie sposoby. Kombinowanie z obu stron, dodajmy. Z twojej, bo zaczniesz kalkulować, jakie ustalić wyniki, żeby nie było zbyt łatwo. Ze strony pracownika – w jaki sposób minimalnym nakładem sił zrealizować cele szefa. Efekty nie będą budujące.

      Na tym etapie rozwoju firmy źródłem przewag będą: kreatywność oraz zwinność17. Nie musisz wzorem korporacji w weekend urządzać doraźnych zebrań, aby ustalić lub zrobić wtedy coś ważnego, ponieważ w tygodniu grafik jest zapełniony ważnymi spotkaniami… Cała organizacja działa szybko i nie brak jej kreatywności. W ten sposób rekompensujesz wszelkie niedobry, a tych na początku nie brakuje.

      Pierwsze narzędzia

      Dziś na rynku jest mnóstwo różnych narzędzi ułatwiających organizację pracy. W większości online’owych, zarówno darmowych, jak i płatnych. Można rozwodzić się nad zaletami jednego nad drugim, ale z reguły to nie w narzędziu tkwi problem, a w jego systematycznej obsłudze.

      Dlatego na początku trzeba unikać dużej liczby narzędzi do zarządzania, komunikacji, umawiania spotkań czy raportowania. Wkręcając się w nie, łatwo popaść w poczucie, że dużo się pracuje, wypełniając kolejne tabele lub zestawienia. To jedna strona medalu. Druga – jeśli narzędzi będzie za dużo, ludzie nie będą wypełniać ich treścią. Całe wdrażanie straci sens. Na początek tak naprawdę wystarczy e-mail i spięty z nim system do zarządzania zadaniami. Pewnie w to ciężko będzie ci uwierzyć, ale w ten sposób pracują naprawdę duże organizacje.

      Z czasem rozsądnie możesz włączać do pracy zespołu kolejne narzędzia, pamiętając, że rewolucja nie jest tu wskazana. Lepiej postawić na płynność, ewolucyjne wdrażanie konkretnych i naprawdę potrzebnych rozwiązań. Takim nikomu niepotrzebnym narzędziem w pierwszej fazie rozwoju naszej firmy było raportowanie czasu pracy. Na bazie tego mieliśmy rozliczać klientów, z tym że pracowaliśmy za konkretną kwotę na projekcie, więc nie robiliśmy takich zestawień dla nich. A obowiązek był. Więc wszyscy pracownicy pod koniec miesiąca „z pamięci” wpisywali, co którego dnia robili i dla którego klienta. Było to bardzo dalekie od biznesowego sensu.

      Najlepsze i faktycznie potrzebne narzędzia to te, co do których to po stronie pracowników istnieje potrzeba wypełniania ich danymi. Dopiero kiedy masz pewność, że system jest wykorzystywany racjonalnie przez wszystkie zobligowane do tego osoby, warto tworzyć raporty. Zdejmujesz sobie i innym kłopot z głowy. Na przykład obecnie w naszej firmie wykorzystujemy narzędzie do zamawiania specjalistów oraz planowania pracy. Każdy pracownik, który chce zrealizować jakieś zadanie, ma do niego przypisanego specjalistę i oszacowany czas na wykonanie pracy. Zadania te planowane są w tygodniowym rytmie. Do takiej rozpiski pracy dostęp mają wszyscy uczestnicy danego procesu. Na bazie dniówki danego specjalisty i czasu poświęconego na zadanie – błyskawicznie dowiadujemy się, jakie są koszty. Dalej zaś porównujemy je z fakturą, która ma być wystawiona klientowi. Wszystko jest zautomatyzowane, więc nie stanowi obciążenia dla pracowników. Muszą jedynie sprawdzić w zestawieniu, co jest dziś do wykonania albo którego z ekspertów mają do dyspozycji.

      Na początku możesz jednak sięgnąć po narzędzie offline’owe. Świetnie sprawdzi się w zarządzaniu czasem suchościeralna tablica, na której w kolumnach wypisane są dni tygodnia, a w wierszach imiona i nazwiska. Mimo prostoty rozwiązanie to ma tę przewagę nad innymi, że wszyscy widzą – czarno na białym – nad czym kto i kiedy pracuje. Na takiej tablicy szybko można ogarnąć, co się w firmie dzieje. Można też w czasie rzeczywistym negocjować z innymi pracownikami, kto co robi i kiedy. Dzięki temu optymalizuje się ilość czasu spędzanego nad poszczególnymi zadaniami oraz tempo ich tworzenia.

      Tablica odgrywa też rolę integracyjną, jeżeli jest rozpisywana w szerokim gronie pracowników, o co w tej fazie rozwoju firmy nietrudno, bo nie ma ich wielu. To miejsce wspólnych spotkań i przy okazji przestrzeń dająca możliwość przekazania sobie nawzajem firmowych informacji. Tak jak w kuchni, tyle że z naciskiem nie na ploteczki, ale na bieżące działania. Oczywiście jest wiele narzędzi do robienia tego elektronicznie i te są warte polecenia, ale wykorzystując je, nie zbuduje się takiego ducha zespołu. Tablicę zadań w naszej agencji odwzorowuje rysunek 4. Doskonale sprawdzała się dekadę temu. Wszystko było proste, jasne i na wyciągnięcie ręki, do czasu, aż firma znacznie się rozrosła. Swoją drogą, na dziesięć osób widocznych na tablicy, siedem nadal z nami pracuje.

      Z СКАЧАТЬ