Лекции по основам технологий деловой коммуникации. Т. В. Тулупьева

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ временных затрат. Им нужна краткая информация по сути вопроса, представленная в доступной форме. Поэтому соблюдайте следующие правила:

      • Старайтесь писать короткими предложениями (не больше 20 слов каждое).

      • Употребляйте знакомые собеседнику слова, не используйте узкопрофессиональную терминологию при общении с представителями другой сферы деятельности.

      • Не будьте высокопарны, пишите так, как говорите. Например, не «По мере увеличения доходной части своего бюджета я решил приобрести в постоянное пользование новую электронно-вычислительную технику», а «Я стал получать много денег, поэтому решил купить новый компьютер».

      • Простые слова и мысли воспринимаются лучше, например, вместо «во многих случаях» можно просто «часто»; вместо «исходя из вышеизложенного» пишите «поэтому».

      • Глаголы, обозначающие действие, придадут вашему письму динамичность.

      • Визуализированная информация, дополняющая текст (картинки, фотографии и пр.), ускоряет и облегчает восприятие и понимание. Используйте ее, если это уместно.

      • Используйте конкретные слова и выражения. Заменяйте ими абстрактные и неопределенные слова. Например, вместо «Вскоре вы получите наше сообщение о предстоящем собрании» лучше написать: «Вы получите информацию о собрании, запланированном на 15 января, в течение трех ближайших дней».

      Привлеките внимание читателя

      Создавайте яркий, запоминающийся текст. Конечно, сообщение должно быть простым и сжатым, но информация не должна быть подана примитивно, так что адресату будет совершенно неинтересно читать. Основные рекомендации по созданию привлекающего внимание текста:

      • Слова-синонимы могут вам в этом помочь. Вооружитесь словарем синонимов или используйте опцию «Синонимы» в Microsof Word. Например, вместо «Работы были прекращены из-за проливного ливня, который лил весь день» лучше написать: «Работы были прекращены из-за проливного дождя, который продолжался весь день».

      • Основные аргументы письма можно выделить с помощью маркеров и маркированных списков – этим можно легко привлечь внимание. Не пишите сплошным текстом, структурируйте его, выделяйте основные моменты.

      • Для облегчения восприятия стройте письмо таким образом, чтобы каждый абзац содержал только одну основную мысль.

      • Избегайте длинных предложений с плохо выраженной структурой. Используя разнообразные способы структурирования, в том числе знаки препинания (точки, двоеточия, точки с запятой, запятые, кавычки, скобки), можно существенно повысить читабельность текста благодаря выделению важных мыслей, расставлению смысловых акцентов.

      • Некоторые прилагательные и производные от них наречия (например, «совершенно», «вполне» и «сравнительно»), которые не несут смысловой нагрузки, лучше исключить из текста. Например, в предложении «Это был вполне достойный проект» слово «вполне» можно СКАЧАТЬ