Лекции по основам технологий деловой коммуникации. Т. В. Тулупьева
Чтение книги онлайн.

Читать онлайн книгу Лекции по основам технологий деловой коммуникации - Т. В. Тулупьева страница 13

СКАЧАТЬ проблемы при написании, целесообразно спросить себя: «О чем я пишу?», «Что мне хочется сказать адресату?», «Что я хочу, чтобы адресат сделал?». Мы пишем деловое письмо, если нужно привлечь внимание адресата к какой-либо ситуации или проблеме. Мы хотим дать ему возможность спокойно ознакомиться с написанным, а в дальнейшем – побудить его к каким-то действиям. Пишущему нужно четко представлять себе, для чего он готовит деловое письмо, чего он хочет добиться. Совет: воздержитесь от написания делового письма, если нечего сказать.

      При работе над деловым письмом можно порекомендовать следующий алгоритм:

      1. Работа над вступительной частью.

      1.1. Сформулируйте цель.

      1.2. Определите характеристики потенциальных адресатов (род деятельности, уровень образования, возраст аудитории, позиция в иерархии, компетентность).

      2. Работа над основным содержанием.

      2.1. Определите идеи.

      2.2. Изложите фактический материал.

      2.3. Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

      2.4. Напишите предварительный вариант вашего послания.

      3. Редактирование.

      3.1. Убедитесь, что каждая тема была отражена в отдельном абзаце. Проверьте связность текста. Сделайте редакторскую правку.

      3.2. Подготовьте окончательный вариант письма.

      Рис. 2.1. Типовая структура делового письма

      Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, затем последовательно развивайте ее. В идеале структура текста должна позволять выделить в нем три основные части: вводную часть, констатирующую (или отчетную) часть и заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма [Гарнер 2014]) (рис. 2.1).

      Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите проблему или вопрос, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте общее состояние двумя-тремя предложениями.

      В констатирующей (отчетной) части характеризуйте (детализируйте) текущее состояние дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на данный момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

      В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.

      Перед отправлением письма проверьте, все ли пункты из списка выполнены:

      • Адресату понятны мотивы написания этого письма.

      • Тон письма является уместным.

      • Стиль письма не вызовет затруднений с пониманием сути.

      • В письме нет излишне длинных оборотов и т. п.

      • Все важные моменты СКАЧАТЬ