Projektmanagement konkret (E-Book, Neuauflage). Hans Peter Gächter

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СКАЧАТЬ Verfahren und Methoden beschrieben, und es wird definiert, wie bestimmte Vorgehensweisen gehandhabt werden müssen, welche Tools eingesetzt werden sollen usw.

      Beide Handbücher können zur Professionalisierung und zur Harmonisierung des Projektmanagements in einer Organisation oder einem Unternehmen beitragen. Sie stellen auch eine gute Grundlage für die systematische Schulung der Mitarbeitenden dar. Die Verlässlichkeit von Vorgehen und Prozessen sowie die Vergleichbarkeit von Projekten wird so ermöglicht. Was die Handbücher beinhalten, ist letztlich ein Entscheid der jeweiligen Organisation.

      Einige allgemeine Hinweise auf potenzielle Inhalte lassen sich hingegen schon geben:

      –Ziele

      –Aufgaben

      –Organisation

      –Funktionen

      –Planung

      –Dokumentation

      –Projektantrag, -auftrag

      –Lastenheft

      –Pflichtenheft

      –Projektstrukturplan

      –Ablaufplanung

      –Kostenplanung

      –Meilensteine (MS)

      –Projektinformationssystem

      –Garantieleistungen

      –Projektglossar

      –Risikoanalyse

      –Vertragswesen

      –Verbindliche Vorlagen, Formblätter, Checklisten

1.3 Personalentscheide

      Von der Auswahl der Personen, die ein Projekt verantwortlich oder mitverantwortlich leiten, hängt ein guter Teil des Erfolges ab. Daher sollten diese Entscheide gut überlegt sein. Im Alltag werden sie leider häufig aufgrund der Verfügbarkeit (… wer hat noch etwas Zeit?) getroffen. In Anbetracht der Bedeutung vieler Projekte sollte die Selektion aber systematisch angegangen werden.

      1.3.1 Projektleiterin/Projektleiter

      Es ist natürlich ein Vorteil, wenn die Person, die das Projekt leiten wird, auch schon die Projektidee formuliert. Das ist jedoch nicht zwingend. Manchmal kann es durchaus bereichernd sein, wenn andere Personen eine Idee aufnehmen, um sie dann mit ihren eigenen Anschauungen und Arbeitsweisen anzupacken. Wie auch immer diese ersten Schritte in Angriff genommen werden: Personalentscheide fallen sehr früh in der ersten Phase des Projekts.

      Projektleiterinnen und Projektleiter sollten Know-how aus verschiedenen Bereichen mitbringen. Bei der Selektion dieser Personen verhält es sich im Grunde genau gleich wie bei der Besetzung einer anderen Stelle. Aufgaben werden definiert, die sich daraus ergebenden Anforderungen werden aufgelistet, und das entstandene Anforderungsprofil wird mit den Eigenschaften und Fähigkeiten der infrage kommenden Personen verglichen.

      Die erforderlichen Fähigkeiten lassen sich unter folgende vier Begriffe subsumieren:

      Fachkompetenz

      Die Projektleiterin/der Projektleiter sollte über Fachwissen in der zur Lösung anstehenden Sache verfügen. Allerdings ist es nicht nötig, dass er respektive sie im Projekt die fachlich kompetenteste Person ist. Wer ein Projekt leitet, sollte aber über genügend Fachwissen verfügen, um den fachlichen Überblick behalten und sich ein eigenes Urteil bilden zu können.

      Methodenkompetenz

      Die Projektleitung muss den methodischen Teil eines Projektes beherrschen. Dazu gehören etwa Kenntnisse über gängige Planungsverfahren. Ebenfalls ein Muss sind Kenntnisse über administrative Verfahren im Zusammenhang mit dem Projekt. Die Person muss auch in der Lage sein, eine geeignete Projektdokumentation zu erstellen und das Informationsmanagement zu handhaben. Je nach Projekt sind allenfalls auch Kenntnisse über den unterstützenden Einsatz elektronischer Hilfsmittel sinnvoll. Zudem wird erwartet, dass der Projektleiter oder die Projektleiterin eine Besprechung richtig vorbereiten und leiten kann. Wer ein Projekt Erfolg versprechend realisieren will, muss in der Lage sein, es in seinem Umfeld sicher zu verankern und dieses Beziehungsnetz während der ganzen Projektdauer aufrechtzuerhalten. Das erfordert einerseits ein Flair für organisatorische Zusammenhänge und andererseits eine ausreichende Kommunikationsfähigkeit. Die Projektleitung muss sich und ihrem Projektteam jederzeit günstige Arbeitsbedingungen schaffen können.

      Sozialkompetenz

      Die Projektleitung muss mit den psychosozialen Prozessen in einem Projektteam und dessen Umfeld umgehen können. Damit ist beispielsweise gemeint: Widerstände erkennen und sinnvoll reagieren, Gruppenprozesse richtig einschätzen und steuern, Menschenkenntnis, richtiger Umgang mit (eigener und fremder) Macht und Einfluss. Der Projektleiter oder die Projektleiterin muss in der Lage sein, motivierendes Führungsverhalten zu zeigen und Projektmitarbeitende sinnvoll einzusetzen. Neben weiteren sozialen Kompetenzen sollte er respektive sie durch das partizipative Verhalten möglichst viele Betroffene zu Beteiligten machen können (vgl. Kap. 7).

      Persönliche Eigenschaften

      Es muss projektspezifisch ermittelt werden, welche persönlichen Eigenschaften des Projektleiters oder der Projektleiterin für das jeweilige Projekt von Vorteil sind. Das könnten z. B. folgende Eigenschaften sein:

      –hat ein gutes Beziehungsnetz im Unternehmen;

      –zeigte in früheren Projekten Durchsetzungskraft;

      –kennt die Verfahren XY sehr gut;

      –hat ein Diplom in Projektmanagement;

      –spricht perfekt Portugiesisch;

      –kennt sich in der spezifischen Gesetzgebung sehr gut aus;

      –hat schon ein ähnliches Projekt (bei einem früheren Arbeitgeber) durchgeführt;

      –hat Insiderkenntnisse in der Schulverwaltung.

      1.3.2 Projektmitarbeitende

      Bei der Auswahl von Projektmitarbeitenden gilt Ähnliches wie bei der Selektion der Projektleitung. Hier ist jedoch die fachliche Qualifikation von entscheidender Bedeutung. Die Mitarbeitenden sollten über diejenigen Kenntnisse verfügen, die für die erfolgreiche Bearbeitung des Projektes erforderlich sind. Selbstverständlich gilt es auch noch weitere Faktoren zu beachten, wie etwa ein günstiges Beziehungsnetz. Aber diese Faktoren haben nur zweite Priorität.

      AUS DER PRAXIS

      Mitarbeitende, die der Projektleiterin/dem Projektleiter fachlich überlegen sind, sind keine Bedrohung, sondern eine Notwendigkeit und eine Bereicherung. Kämpfen Sie für eine optimale personelle Betreuung Ihres Projekts.

      1.3.3 Auftraggeber

      Hat jemand – eine Person oder ein Gremium – einen Auftrag zur Formulierung der Projektidee und СКАЧАТЬ