Projektmanagement konkret (E-Book, Neuauflage). Hans Peter Gächter

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СКАЧАТЬ wer als Projektmitarbeitende?

      –Wer ist Auftraggeber oder kommt dafür infrage?

      –In welcher Organisationsform werden bei uns Projekte geführt? Was bedeutet das für mein Projekt?

      –Wer sind die Stakeholder (vgl. Kap. 1.6.), und müssen sie bereits einbezogen werden?

      –Können Sie eine Aussage zur finanziellen Situation des Vorhabens treffen?

      –Gibt es eine Vorstellung bezüglich des Aufwands?

      –Worin liegt der Nutzen dieses Projekts?

      –Wird in meiner Organisation ein Projektportfolio geführt? Muss dieses Projekt dort integriert werden? Welche Abklärungen und Informationen sind dafür notwendig?

      Wer selbst über die nötigen Entscheidungskompetenzen verfügt, erstellt einen Projektauftrag. Fehlen diese Kompetenzen, dann wird ein Projektantrag eingereicht, der nach der Genehmigung durch die zuständigen Stellen zum Projektauftrag wird.

      Bis dieser allerdings erteilt ist, ist auch die (vermeintlich) simple Frage zu klären, ob es sich bei dem Vorhaben überhaupt um ein Projekt handelt.

1.1 Der Begriff «Projekt»

      Der Begriff «Projekt» wird nicht einheitlich definiert und verwendet. Es gibt zwar Bestrebungen, über internationale Vereinigungen eine gewisse Klarheit in die Begrifflichkeit des Projektmanagements zu bringen. Bislang ist das aber nur teilweise gelungen. Die eher europäisch orientierte International Project Management Association (IPMA) und das US-amerikanisch orientierte Project Management Institute (PMI) haben eine führende Rolle im Bestreben nach Standardisierungen eingenommen. Verschiedene Länderorganisationen wie etwa die deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) oder die Schweizerische Gesellschaft für Organisation (SGO) tragen in Kooperation mit diesen Instituten ebenfalls zur Verbreitung von Grundlagenwissen bei. Sowohl IPMA wie PMI bieten Zertifizierungsmöglichkeiten für Projektleitende und -mitarbeitende an.

      In der Literatur finden sich sehr unterschiedliche Definitionen. Hier vier Beispiele:

      «Wenn ein einmaliges, bereichsübergreifendes Vorhaben zeitlich begrenzt, zielgerichtet, interdisziplinär und so wichtig, kritisch und dringend ist, dass es nicht einfach in der bestehenden Linienorganisation bearbeitet werden kann, sondern besondere organisatorische Vorkehrungen getroffen werden müssen, dann handelt es sich um ein Projekt.» (Kuster et al. 2011)

      «Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.» (DIN-Norm 69901 – Deutsches Institut für Normung e.V.)

      «Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.» (PMI Project Management Body of Knowledge)

      «Projekte sind Vorhaben, die sich in identischer Form nicht wiederholen. Folgerichtig kann man Projektmanagement als das Management nicht repetitiver Aufgaben bezeichnen.» (Scheuring 1993)

      1.1.1 Charakterisierung von Projekten

      Vielleicht hilft eine Auflistung von Merkmalen von Projekten, diesem Begriff etwas näherzukommen.

      Projekte

      –sind komplex. Projekte überschreiten oft die ordentlichen, bestehenden Organisationsstrukturen.

      –haben häufig innovative Aufgabenstellungen.

      –sind einmalige Anstrengungen und keine Wiederholungen früherer Aufgaben.

      –sind zielgerichtete Vorhaben.

      –haben das Ziel, bestimmte Resultate zu erbringen.

      –sind zeitlich begrenzt. Sie haben einen vorbestimmten Anfangs- und einen Endzeitpunkt.

      –haben verschiedene Phasen, und der Projektcharakter ändert von Phase zu Phase.

      –haben eine eigene Organisationsform.

      –haben einen Auftraggeber.

      –sind begrenzt, z. B. in Bezug auf Arbeitskraft, Finanzen, Zeit, Maschinen, Räumen etc.

      –sind mit Unsicherheiten in Bezug auf Zeit, Erfolg und Kosten verbunden.

      –sind mit Risiken verbunden.

      –sind immer mit Kosten verbunden.

      –haben für das Projektumfeld oft eine bedrohliche Wirkung, weil meist nicht vollständig vorhersehbar ist, mit welchen Konsequenzen für das Umfeld ein Projekt verbunden ist.

      –sind integral (umfassend, bereichsübergreifend und interdisziplinär) und führen deshalb oft zu Kollisionen zwischen Projektleitung und bestehender Organisation respektive deren Hierarchie.

      1.1.2 «Nichtprojekte»

      Die Abgrenzung zwischen Projekten und «Nichtprojekten» ist kaum trennscharf zu bewerkstelligen. Nicht als Projekt gelten sicherlich Aufgabenstellungen, die nur einzelne Aspekte eines Projektes aufweisen, die einfach und überschaubar sind. Solche Aufgaben können als Sonderauftrag durch die Linie erledigt werden.

      Manche Organisationen behelfen sich mit Kriterien, um die Abgrenzung zu bewältigen. Die Risiken sind hier nach A (hoch), B (mittel) und C (tief) kategorisiert.

BEISPIEL: Kriterien Projektwürdigkeit
	Projekt	Nichtprojekt
Finanzaufwand in Franken	> 10 000	< 10 000
Anzahl Mitarbeitende	> 5	= < 4
Beteiligte Abteilungen	> 1	1
Dauer in Monaten	> 6	maximal 6
Risikokategorien	A und B	nur C
Wenn mindestens zwei Kriterien erfüllt sind, wird das Projekt nach den Regeln des Projektmanagements durchgeführt, wie sie im Projekthandbuch festgelegt sind.

      Achtung: Obige Tabelle ist lediglich ein Beispiel und zeigt keine allgemeingültigen Kriterien.

      1.1.3 Projektmanagement

      Der zusammengesetzte Begriff Projektmanagement bringt das Vorhaben mit den methodischen Aspekten in Verbindung:

1.2 Projekthandbuch

      Ein Projekthandbuch beschreibt alle erforderlichen Standards, die für die Abwicklung sämtlicher Projekte in einem bestimmten Bereich oder in der ganzen Organisation verbindlich sind. Gemäß DIN 69905 ist ein Projekthandbuch die «Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung von Projekten gelten sollen». Ein Projekthandbuch sollte dies kurz und klar beschreiben.

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