Procesos de gestión de departamentos del área de alojamiento. HOTA0308. Verónica Atienza Sobrino

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      Además, en las actuales tendencias de administración, prevalece un control menos restrictivo, ya que en el caso contrario se puede ocasionar un impacto negativo en la motivación del personal. Por ello, es importante que la dirección dote al personal de capacidad de autocontrol, de autonomía y de responsabilidad y que intente que fluya la información a todos los niveles.

      Otro aspecto importante es que la dirección de las empresas disponga del mayor número de herramientas para realizar la planificación con el objeto de que los distintos planes tengan las mínimas desviaciones.

      Así, en la empresa, una vez que hemos analizado exhaustivamente el entorno, definido los fines de la organización y marcado los objetivos a alcanzar, en primer lugar, planificaremos, posteriormente reflejaremos numéricamente (de forma monetaria o no) los presupuestos y, por último, controlaremos para volver de nuevo a planificar.

2. La gestión presupuestaria en función de sus etapas fundamentales: previsión, presupuesto y control

      La gestión presupuestaria se define como la actividad de la dirección de una empresa o administración dedicada a determinar en volumen y en valor las previsiones de actividad de la organización en el plazo de un año, es decir, todo lo que pensamos que puede suceder en el ejercicio venidero; y posteriormente a seguirlas a medida que los resultados del ejercicio se van produciendo, mediante una permanente comparación entre previsiones y realizaciones.

      Control administrativo

      Sus objetivos son:

      1 Prever, mediante los presupuestos, los planes y los programas, lo que se cree que sucederá en el ejercicio venidero.

      2 Prever los acontecimientos a través de información de ejercicios pasados.

      3 Exponer detallada y numéricamente los objetivos empresariales.

      4 Marcar estándares para medir su realidad y eficacia empresarial.

      5 Mejorar la coordinación interdepartamental, ya que toda actividad hotelera debe estar muy relacionada entre sí.

      6 Enseñar al equipo humano a trabajar en común y en busca del resultado final que se ha marcado.

      7 Dar un uso racional a los recursos.

      La información de ejercicios pasados es útil.

      La gestión presupuestaria significa prever:

      1 Cuánto dinero se va a gastar.

      2 Cuánto dinero se va a ingresar.

      3 Qué beneficios se van a obtener.

      4 Cuántas personas se van a necesitar.

      5 Cuál será el coste de personal.

      6 Qué elementos de inversión se necesita.

      7 Qué cantidad de efectivo se debe tener en cada momento.

      Y transcurre en las siguientes etapas:

      1 Previsión.

      2 Presupuestos.

      3 Control.

      La previsión supone expresar o acopiar en un documento todas y cada una de las cuestiones que se tienen que tener previstas antes de iniciar la actividad, de forma que nada quede al azar, asegurándonos unas posibilidades de éxito mayores.

      Significa reflexionar sobre:

      1 Inversiones necesarias. Componentes materiales y humanos necesarios para llevar a cabo la actividad empresarial.

      2 Capacidad financiera. Fuentes económicas con las que se cuenta para financiar el plan de inversiones.

      3 Previsión de ventas. Se establece a partir de los datos del mercado y del precio del producto.

      4 Previsión de gastos a partir de la previsión de ventas.

      5 Previsión de fondos líquidos que se van a requerir en la actividad de explotación.

      En el presupuesto, al inicio de cada ejercicio económico, las empresas, siguiendo los objetivos establecidos, elaboran un plan que contiene el conjunto de los ingresos y gastos empresariales previstos para ese período, así como las necesidades de inversión y financiación y, por último, en base a todo lo anterior, el presupuesto de tesorería. El presupuesto es el documento contable que incluye dicho plan.

      A partir de los datos que ofrecen los distintos presupuestos, se elaboran el balance previsional y la cuenta de pérdidas y ganancias previsional, que dan a conocer una situación teórica de la empresa en un futuro inmediato.

      El control, es decir, la fase en la que los registros y anotaciones que se han ido realizando se comparan, da a conocer las desviaciones que se han producido en los distintos parámetros del análisis.

       Importante

      Para que la gestión presupuestaria tenga éxito, es muy importante que cada responsable, a todos los niveles, esté convencido de que con los medios que tiene a su disposición, en los plazos marcados y sin sobrepasar los costes presupuestados, es posible alcanzar los objetivos propuestos.

3. Concepto y propósito de los presupuestos. Justificación

      La principal función de la dirección de la empresa es la función de planificación, que desarrolla mediante la elaboración de los diferentes planes (plan de producción, plan de inversiones, plan de financiación, etc.).

      El presupuesto es, por lo tanto, el resultado de los diferentes planes que elabora la empresa.

      Y a través de el, la dirección de la empresa contará con un informe detallado que preverá datos como qué capital se gastará, cuáles serán los costes e ingresos, o cuáles serán los recursos humanos que se necesitarán.

      3.1. Concepto de presupuesto

      Los presupuestos son la representación en términos numéricos de los planes para un establecido período de tiempo. O dicho de otro modo, es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas. Son, por lo tanto, las previsiones de resultados que se esperan lograr reflejados en términos financieros o monetarios o en términos no financieros, según hagan referencia a cuestiones de ingresos, gastos, capital, o a cuestiones de horas de mano de obra, materias primas, número de clientes, etc.

      El presupuesto puede estar expresado en términos monetarios.

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