Деловое письмо. Отсутствует

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ в календарном исчислении) с момента регистрации письма на предприятии;

      б) для писем, в которых указан срок представления ответа, – срок, учитывающий время, необходимое для подготовки и доставки ответа;

      в) для писем, снабженных резолюцией должностного лица и переданных на исполнение другому сотруднику, – срок, указанный в резолюции;

      г) для срочных письменных обращений (телеграмм и проч.) – двое суток с момента получения последних.

      На сроки подготовки делового письма, безусловно, влияет объем его текста. С одной стороны, этот показатель вроде бы ничем и никем не лимитируется. С другой стороны, уважаемым читателям, видимо, хорошо знакомы такие понятия, как цейтнот (нехватка времени) и бумажный вал.

      В этой связи рекомендуется придерживаться следующего правила: текст (собственно содержание) делового письма должен умещаться на одном листе формата А4 и при этом содержать достаточное количество информации по излагаемому вопросу.

      Объем текста делового письма не должен превышать 2000 машинописных знаков. Это примерно 150–200 слов, объединенных в 20~25 предложений, сгруппированных, в свою очередь, в 3–8 абзацев.

      Такой объем, как свидетельствует практика деловой переписки, вполне достаточен для освещения в письме одного вопроса. Для ознакомления с письмом такого объема адресату – с учетом среднего темпа чтения – потребуется не более 1–1,5 минуты.

      1.3. Подготовка инициативных деловых писем

Требования к подготовке инициативных деловых писем

      Прежде чем приступить к подготовке инициативного делового письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо совершенно необходимо.

      Такая необходимость может быть вызвана следующими обстоятельствами:

      1) вопрос (группа вопросов), который вы намерены осветить в деловом письме, не может быть в данный момент решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни каким-либо иным образом в связи с временной недоступностью (отсутствием на месте) адресата;

      2) вы намерены зафиксировать (для себя и для адресата) определенную информацию на бумаге, с тем чтобы впоследствии иметь возможность (при необходимости) сослаться на нее;

      3) вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли, для того чтобы придать им более упорядоченный вид и, таким образом, сделать их более ясными, доходчивыми и убедительными для адресата;

      4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, представляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня), человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход. С тем, чтобы обеспечить его соответствующей информацией, вы и используете деловое письмо;

      5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.

      Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае

      является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько СКАЧАТЬ