Название: Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
Автор: Ирина Топчиева
Издательство: ""ТЕРМИКА.РУ""
Жанр: Учебная литература
isbn: 978-5-9906894-0-4
isbn:
Секретарь руководителя взаимодействует со всеми структурными подразделениями, их секретарями или ответственными за делопроизводство по вопросам передачи и получения документов, подписанных руководителем.
При наличии документов, имеющих гриф ограничения доступа (конфиденциально, коммерческая тайна, секретно), секретарь непременно взаимодействует со службой безопасности. Эта служба обеспечивает секретаря всеми необходимыми нормативными документами – руководствами, инструкциями по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства.
При планировании рабочего графика руководителя его секретарь постоянно согласует вопросы со службами технического или организационного обслуживания (обеспечения).
В приемной, наряду с перепиской, относящейся к информационно-справочному комплексу документов, большая часть документов – организационных и распорядительных (стенограммы, положения, инструкции, правила, приказы, распоряжения и др.), подлежащих долговременному (свыше 10 лет) или постоянному хранению. Это требует от секретаря ответственного отношения к формированию дел для подготовки их к сдаче в архив, а следовательно, взаимодействию с архивом организации, учитывая то обстоятельство, что заведующий архивом или лицо, ответственное за него, одновременно является секретарем Экспертной комиссии.
Только в очень крупных организациях существуют протокольные отделы, части, сотрудники которых не только готовят проекты документов (стенограммы, протоколы заседаний), их регистрируют, но и отвечают за их сохранность в текущем делопроизводстве и подготовку для дальнейшего хранения в архиве.
Таким образом, складывается и плодотворно работает система служебных взаимоотношений, возникающих в процессе выполнения секретарем своих ежедневных функций.
Рабочий день секретаря, его должностные обязанности, выполняемые им виды работ во многом зависят от места работы секретаря.
Принято различать работу секретаря:
• в аппарате руководителя (секретариате);
• в структурном подразделении;
• в структуре службы ДОУ
Принятая в организации система делопроизводства также в значительной степени определяет «наполнение» рабочего дня секретаря.
Самой распространенной и характерной для крупных организаций является смешанная система делопроизводства, где имеется специальное структурное подразделение – служба ДОУ. При этом часть технологических операций с документами осуществляется в структурных подразделениях.
В таких организациях, как правило, создается секретариат, в составе которого работают секретари руководителя организации и его заместителей. Большую долю их служебной СКАЧАТЬ