Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ однако, в этом структурном подразделении очень часто создаются непредвиденные обстоятельства, возникают форс-мажорные ситуации и график нарушается.

      Секретарь руководителя взаимодействует со всеми структурными подразделениями, их секретарями или ответственными за делопроизводство по вопросам передачи и получения документов, подписанных руководителем.

      При наличии документов, имеющих гриф ограничения доступа (конфиденциально, коммерческая тайна, секретно), секретарь непременно взаимодействует со службой безопасности. Эта служба обеспечивает секретаря всеми необходимыми нормативными документами – руководствами, инструкциями по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства.

      При планировании рабочего графика руководителя его секретарь постоянно согласует вопросы со службами технического или организационного обслуживания (обеспечения).

      В приемной, наряду с перепиской, относящейся к информационно-справочному комплексу документов, большая часть документов – организационных и распорядительных (стенограммы, положения, инструкции, правила, приказы, распоряжения и др.), подлежащих долговременному (свыше 10 лет) или постоянному хранению. Это требует от секретаря ответственного отношения к формированию дел для подготовки их к сдаче в архив, а следовательно, взаимодействию с архивом организации, учитывая то обстоятельство, что заведующий архивом или лицо, ответственное за него, одновременно является секретарем Экспертной комиссии.

      Только в очень крупных организациях существуют протокольные отделы, части, сотрудники которых не только готовят проекты документов (стенограммы, протоколы заседаний), их регистрируют, но и отвечают за их сохранность в текущем делопроизводстве и подготовку для дальнейшего хранения в архиве.

      Таким образом, складывается и плодотворно работает система служебных взаимоотношений, возникающих в процессе выполнения секретарем своих ежедневных функций.

      Рабочий день секретаря, его должностные обязанности, выполняемые им виды работ во многом зависят от места работы секретаря.

      Принято различать работу секретаря:

      • в аппарате руководителя (секретариате);

      • в структурном подразделении;

      • в структуре службы ДОУ

      Принятая в организации система делопроизводства также в значительной степени определяет «наполнение» рабочего дня секретаря.

      Самой распространенной и характерной для крупных организаций является смешанная система делопроизводства, где имеется специальное структурное подразделение – служба ДОУ. При этом часть технологических операций с документами осуществляется в структурных подразделениях.

      В таких организациях, как правило, создается секретариат, в составе которого работают секретари руководителя организации и его заместителей. Большую долю их служебной СКАЧАТЬ