Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage. Martin Munzel
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Название: Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage

Автор: Martin Munzel

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Жанр: Программы

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isbn: 9783960127468

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lassen sich weitere Gruppen entweder auf der gleichen Ebene wie die markierte oder eine Ebene darunter anlegen. Über die Schaltfläche
können wir der Gruppe sodann Kostenarten als Einzelwerte oder als Intervall zuordnen. Für den Gruppennamen stehen maximal zehn Zeichen zur Verfügung.

      Ein Beispiel einer Gruppierung von Kostenarten ist in Abbildung 1.4 dargestellt.

      Abbildung 1.4: Kostenartengruppe IKR

      Durch die Pflege von Intervallen (bspw. in der Gruppe IKR-682 das Nummernintervall 682000 bis 682999) werden zukünftig anzulegende Kostenarten direkt dieser Gruppe zugeordnet, sofern sie im gleichen Nummernintervall liegen. Innerhalb der Stammdatengruppepflege erfolgt eine Kontrolle auf Eindeutigkeit (jede Kostenart kann nur einer Kostenartengruppe innerhalb der Gesamtgruppe zugeordnet werden).

      Felix hat inzwischen ein etwas genaueres Bild von der Kostenstruktur innerhalb seines Unternehmens. Es stellt sich ihm nur noch die Frage, wie nun die einzelnen Kosten auf eine Kostenstelle gelangen.

      Bedeutung von Kostenartengruppen

      

Diese können sowohl für das Berichtswesen im Controlling als auch in späteren Abschnitten für die Umlage von Kosten relevant sein. Hierauf gehen wir in Kapitel 3 näher ein.

      Nachdem die Kostenarten angelegt sind, gibt es schon mal einen Überblick über die angefallenen Kosten. Damit wäre zumindest die Frage »Welche Kosten sind entstanden?« beantwortet. Nun kann jedoch anhand der Kostenart noch nicht festgestellt werden, wo diese Kosten verursacht wurden. Diese Frage soll die Kostenstellenrechnung beantworten, die die einzelnen Kosten ihrem Entstehungsort und damit auch Verantwortungsbereich zuordnet. Die Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Durch sie ist es möglich, nicht nur eine Aussage über z.B. die Höhe entstandener Personalkosten zu machen, sondern auch, die Zuordnung der Personalkosten zu den unterschiedlichen Bereichen zu ermitteln. Die durch die Kombination von Kostenarten- und Kostenstellenrechnung mögliche Kostenkontrolle ist ein Handwerkszeug des operativen Controllings sowie ein wichtiger Bestandteil der kurzfristigen (bis 1 Jahr) und mittelfristigen (unter 3 oder 5 Jahren) Unternehmensplanung. Um die Kostenstellenrechnung zu nutzen, muss innerhalb des Customizings für CO in der Transaktion SPRO über den Pfad Controlling • Kostenstellenrechnung • Kostenstellenrechnung im Kostenrechnungskreis aktivieren für den Kostenrechnungskreis (hier BUCH) eine Kostenstellenstandardhierarchie (hier ebenfalls BUCH) angelegt werden (siehe Abbildung 1.5). Alternativ können Sie sich diese Einstellungen auch direkt über die Transaktion OKKP anzeigen lassen.

      Abbildung 1.5: Grunddaten Kostenrechnungskreis – Standardhierarchie für Kostenstellen

      Innerhalb der Standardhierarchie (die ebenfalls eine Stammdatengruppe darstellt) sind automatisch alle Kostenstellen eines Kostenrechnungskreises zusammengefasst. Jede anzulegende Kostenstelle ist mit einer Gruppe der Standardhierarchie zu verbinden, sodass über diese alle Kostenstellen erfasst sind und sichergestellt werden kann, dass in dieser Gruppe sämtliche Buchungen innerhalb CO erfasst werden. Hierdurch erfüllt die Standardhierarchie die Anforderungen der Eindeutigkeit und Vollständigkeit, da zum einen alle Kostenstellen in ihr erfasst sind und zum anderen jede Kostenstelle nur einmal in der Hierarchie zugeordnet werden kann.

      1.2.1 Anlegen einer Kostenstellenstruktur

      Um nun das Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling zu testen, entschließen sich Felix und Herr Fuchs, Kostenstellen anzulegen und diese zur Buchung zu verwenden. Beiden erscheint es aber sinnvoll, sich vorab Gedanken darüber zu machen, wie ihre Kostenstellenstruktur aussehen soll. Dabei sind sowohl organisatorische und funktionale als auch gemischte Aspekte innerhalb des Verlages zu berücksichtigen. So entscheiden sie sich, die Kostenstellenstruktur analog zu den einzelnen Abteilungen innerhalb des Buchverlags aufzubauen, sodass sowohl die Verwaltung (mit Geschäftsführung, Finanzbuchhaltung und Personalabteilung) als auch der Vertrieb die einzelnen Produktionszweige, aber auch deren Gebäude und die Druckerei innerhalb der Kostenstellenrechnung ihr Pendant finden.

      Aufbau einer Kostenstellenhierarchie

      

Bei der Konzeption einer Kostenstellenhierarchie können die einzelnen Kostenstellen nach unterschiedlichen Aspekten gegliedert werden. Diese können sich je nach Branche und Organisationsstruktur des Unternehmens unterscheiden. So käme eine Orientierung nach räumlichen Aspekten bei sehr regional orientierten Unternehmen infrage. Denkbar wäre dies bspw. auch bei mehreren Standorten, die intern verglichen werden sollen. Eine weitere Möglichkeit ist die Gliederung nach Verantwortungs- und Funktionsbereichen. Meistens entspricht diese der organisatorischen Struktur des Unternehmens und hat gleichzeitig den Vorteil, dass eindeutige Kostenverantwortliche mit benannt werden können.

      Die eigentliche Schwierigkeit bei der Gliederung von Kostenstellen ist, die Balance zwischen einer zu hohen Detailliertheit und einer handhabbaren pragmatischen Ordnung zu halten, um gleichzeitig alle Informationen sowie eine ausreichende Transparenz der Kostenentstehung zu erlangen.

      Felix und Herr Fuchs entscheiden sich für eine funktionale Gliederung, die gleichzeitig die Kostenverantwortung berücksichtigt. Hier entscheiden Sie sich für die Einführung eines sprechenden Kostenstellenschlüssels. Anhand der Kostenstellennummer soll unmittelbar erkennbar sein, in welchem Bereich diese Kosten anfallen. Alternativ könnten auch alphanummerische Schlüssel verwendet werden, bei denen der Bereich anhand eines Buchstabens festgelegt wird. Eine nummerische Schlüsselung hat jedoch den Vorteil, dass diese leichter erweitert werden kann, wenn bspw. neue Abteilungen gegründet werden. Nach einigem Hin und Her haben sie einen siebenstelligen Nummerncode (siehe Tabelle 1.2) festgelegt.

      Tabelle 1.2: Sprechender Kostenstellenschlüssel

      Nun stellt sich für beide noch die Frage, wie die einzelnen Bereiche ihres Unternehmens in diese Struktur eingefügt werden sollen. Nachdem sie das Firmen-Organigramm ausführlich betrachtet haben, einigen sie sich auf die in Tabelle 1.3 festgehaltene Kostenstellenstruktur.

      Mit dieser Struktur könnten später bei Bedarf unterhalb der Printredaktion auch einzelne Themenredaktionen (SAP, Office, Internet) aufgenommen oder bestehende Abteilungen noch weiter untergliedert werden. Damit kann künftig auch die Frage »Wo sind die Kosten entstanden?« beantwortet werden.

      Tabelle 1.3: Kostenstellenplan Verlag Neue Medien

      Sobald die Struktur des Unternehmens entschieden ist, sollte diese Kostenstellenhierarchie auch innerhalb des SAP-Systems umgesetzt werden. Dazu rufen Sie unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Standardhierarchie • Ändern oder alternativ über die Transaktion OKEON die zentrale Pflege der Standardhierarchie auf. Die leere Standardhierarchie wird wie in Abbildung 1.6 dargestellt.

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