Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage. Martin Munzel
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Название: Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage

Автор: Martin Munzel

Издательство: Автор

Жанр: Программы

Серия:

isbn: 9783960127468

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СКАЧАТЬ alt="Tip"/>Dieses Buch soll nicht weiter auf die Belegerfassung in der Finanzbuchhaltung eingehen. Bei Interesse möchten wir auf das ebenfalls im Verlag Espresso Tutorials erschienene Buch »Schnelleinstieg in das SAP-Finanzwesen (FI)« von Peter Niemeier und Jörg Siebert verweisen.

      Aus Sicht der Finanzbuchhaltung hat sich allerdings bis auf die Angabe einer Kostenstelle kaum eine Veränderung gegenüber den bisher erfassten Rechnungen ergeben. Trotzdem wirft Erwin Fuchs einen Blick in die relevanten Belege der Finanzbuchhaltung. Wie bisher werden in der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) die Verbindlichkeiten gegenüber dem Kreditorenkonto im Erfolgskonto der GuV dargestellt (siehe Abbildung 1.16).

      Abbildung 1.16: Belegansicht (FB03) Kreditorenbuchhaltung

      Innerhalb der Hauptbuchhaltung wird der Beleg am Bestandskonto 440000 (für die Bilanz) und Erfolgskonto 664000 (für die GuV) ausgewiesen (siehe Abbildung 1.17).

      Abbildung 1.17: Belegansicht (FB03) Hauptbuch

      Nachdem Herr Fuchs sich die Belegansichten der Kreditorenrechnung und des Hauptbuchs angeschaut hat, stellt er beruhigt fest, dass beide wie bisher dargestellt werden und er problemlos weiterhin Bilanz und GuV erstellen kann. Aus der Belegansicht (Transaktion FB03) kann über den Menüpfad Umfeld • Belegumfeld • Rechnungswesenbelege auf den Kostenrechnungsbeleg gewechselt werden (siehe Abbildung 1.18).

      Abbildung 1.18: Belegansicht (KB5) Kostenrechnungsbeleg

      Sobald eine Buchung auf ein CO-Objekt (im oberen Beispiel eine Kostenstelle) erfolgt, wird tatsächlich ein weiterer Beleg in SAP erzeugt. Die Belege der Finanzbuchhaltung werden hier als Buchhaltungsbelege (siehe Abbildungen 1.18 und 1.19) und im Controlling als Kostenrechnungsbelege (Abbildung 1.18) dargestellt. In unserem Beispiel hat der Kostenrechnungsbeleg nur eine Position, in der die Aufwandskostenart »Fort-Weiterbild« und die entsprechende Kostenstelle »Unternehmensleitung« aufgeführt sind.

      Mitbuchtechnik/Überleitung FI nach CO

      

Während man in der Finanzbuchhaltung zwischen Haupt- (mit Bestands/Erfolgskonten) und Nebenbuchhaltung unterscheidet, werden durch die sogenannte Mitbuchtechnik Buchungen in der Nebenbuchhaltung zeitgleich im Hauptbuch mitgeführt (auf sogenannten Abstimmkonten). Aufgrund des Mitbuchprinzips weisen Haupt- und Nebenbücher den gleichen Stand auf, sodass jederzeit eine Bilanz und/oder eine GuV-Rechnung erstellt werden kann. Durch Verknüpfung der primären Kostenarten mit den Sachkonten der Finanzbuchhaltung werden alle dort angefallenen Kosten nicht direkt in CO erfasst, sondern auf primäre Kostenarten fortgeschrieben (»mitgebucht«), sofern ein kostenrelevantes Aufwands- oder Ertragskonto betroffen ist. Hier wird ergänzend zum Beleg der Finanzbuchhaltung ein zweiter Beleg (siehe Abbildung 1.18) erstellt. Dieses ist auch der Grund, warum der CO-Beleg keine Gegenposition hat, sondern »nur« auf der Kostenstelle ausgewiesen ist.

      So langsam erkennt Felix durchaus Vorteile im Controlling. Durch die Mitgabe einer Kostenstelle ist eindeutig ersichtlich, dass die Geschäftsleitung die Kosten dieses Vortrags verursacht und sie zu verantworten hat. Aber je mehr er über das Thema »verursachungsgerechte Verteilung von Kosten« nachdenkt, umso überzeugter ist er, dass doch eigentlich die Abteilung »Controlling« die Kosten zumindest zum Teil mittragen müsste. Zum einen war das Thema der Veranstaltung »CO«, und zum anderen nahm auch diese Abteilung an der Schulung teil. Nach kurzer Rücksprache mit Kirsten Lotse (der neu eingestellten Controllerin) ist man sich einig, dass 500 € dieser Veranstaltung von der Kostenstelle 1040000 »Controlling« zu übernehmen sind. Erwin Fuchs ist nicht wirklich erfreut über dieses Vorhaben und befürchtet, alle Buchungen stornieren und dann mit mehreren Positionen und Kostenstellen erneut buchen zu müssen. Insbesondere wenn so etwas öfter vorkommen sollte, raubt ihm allein der Gedanke an die Diskussion mit den Wirtschaftsprüfern den Schlaf. Glücklicherweise weist Kirsten Lotse darauf hin, dass Umbuchungen auch direkt im Controlling möglich sind, ohne dass der eigentliche Beleg der Finanzbuchhaltung angepasst werden muss.

      Eine CO-Umbuchung können Sie innerhalb des SAP-Menüs unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Istbuchungen • Manuelle Umbuchung Kosten • Erfassen (Transaktion KB11N) veranlassen. Wie in Abbildung 1.19 zu sehen, kann hier von der Kostenstelle 1010000 (KostSt Alt) auf die Kostenstelle 1040000 (Kostst Neu) ein entsprechender Betrag umgebucht werden.

      Abbildung 1.19: Manuelle Umbuchung von Primärkosten (KB11N)

      Die Kostenart ist bei beiden Kostenstellen identisch. Insgesamt können im Rahmen der Listerfassung (welche als Eingabetyp direkt ausgewählt ist) auch mehrere Positionen erfasst werden. Auf diese Weise ist es z.B. möglich, mit nur einem Beleg die Kosten auf mehrere Kostenstellen umzubuchen. Somit könnte ein Teil der Kosten auch auf die Kostenstelle der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

      Kleiner Praxistipp

      

Nach Erfassung einer Position kann mittels der Taste Enter eine Prüfung der einzelnen Daten erfolgen (gleichzeitig wird die Belegposition durchnummeriert). Hierdurch ist bei mehreren Positionen direkt ersichtlich, ob eine Kostenart/Kostenstelle vorhanden und bebuchbar ist. Während der Belegtext im Belegkopf identisch ist, können auf der Belegposition unterschiedliche Texte mitgegeben werden. Sofern eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden soll, ist hier z.B. ein erläuternder Hinweis möglich. Auch auf diese Weise könnte die Umbuchung der Kosten »Weiterbildung« mit Anteil Controlling, Anteil Finanzbuchhaltung etc. auf unterschiedliche Kostenstellen verteilt und über den Text darauf hingewiesen werden.

      Zur Beruhigung der Finanzbuchhaltung sei hier nochmals erwähnt, dass der Saldo der Kostenart stets gleich bleibt, sodass keine Veränderung des Erfolgskonto verursacht wird. Wurden alle Positionen korrekt angegeben, kann der Beleg über die Schaltfläche

direkt gebucht werden. Sofern alle Daten richtig sind, ist nun ein CO-Beleg erzeugt. Die CO-Belege lassen sich im SAP-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Einzelposten • Kostenstellen Einzelposten Ist (Transaktion KSB1) anzeigen. Wie in Abbildung 1.20 zu sehen, können hier die Positionen Kostenstelle (oder Kostenstellengruppe), Kostenart (oder Kostenartengruppe) sowie das Buchungsdatum eingeschränkt werden.

      Abbildung 1.20: Kostenstellen Einzelposten Istkosten (KSB1)

      Im Beispiel haben wir die Kostenstellengruppe 1 (»Verwaltung«) gewählt. Alternativ wäre es aber auch möglich, über die Schaltfläche

mehrere Kostenstellen (im Beispiel 1010000 und 1040000) zu verwenden. Als Anzeigevariante wird im Beispiel 1SAP »Primärkostenbuchung« angegeben, die im Standard innerhalb des SAP-Systems schon vorhanden ist. Es können daneben auch eigene Varianten angelegt werden. Diese Anzeigevariante birgt die Möglichkeit, die einzelnen Felder der Belege darzustellen. Wenn wir nun die Auswertung starten, erhalten wir alle Belege, die СКАЧАТЬ