Soft Skill für Young Professionals. André Moritz

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СКАЧАТЬ 4: Typische Ursachen und Beispiele für ineffiziente Zeitnutzung

Ursache	Beispiele
Arbeitsmethodik	Unklare Ziele
	Zu viel auf einmal tun zu wollen
	Mangelnde Ordnung und Überblick
	Zu viele Notizen, schlechtes Ablagesystem
Störungen	Unangemeldete Besucher
	Private Ablenkung Lärm
	Langwierige Besprechungen
	Eingehende Anrufe
Persönliche Schwächen
	Unfähigkeit „Nein zu sagen“
	Aufschieben von Aufgaben, mangelnde Selbstdisziplin
	Hast, Nervosität
	Unfähigkeit effektiver Prioritätensetzung
Zusammenarbeit
	Mangelhafte Information und Kommunikation
	Zu wenig Delegation
	Wartezeiten (bei Terminen)

      Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung

      Fünf Schritte erfolgreichen Zeitmanagements

      Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Techniken, von denen die wichtigsten weiter unten erläutert werden. Grundsätzlich basiert jede Verbesserung Ihres Zeitmanagements aber auf fünf wesentlichen Schritten:

      ▪1. Ziele definieren

      ▪2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten

      ▪3. Prioritäten setzen

      ▪4. Langfristige Planung

      ▪5. Wochen- und Tagesorganisation

      1. Ziele definieren

      Zielorientierte Zeitplanung

      Zeitmanagement besteht zu einem Großteil aus der Planung von Aktivitäten. Eine solche Planung setzt Kenntnis darüber voraus, wie lange eine Aktivität dauert, wann sie anfängt und wann sie endet. Diese Zeitorientierung erfordert wiederum Messbarkeit, das heißt, Sie müssen in der Lage sein festzustellen, wann das gewünschte Ergebnis erreicht bzw. die Aktivität abgeschlossen ist. Dies erfordert eine konkrete Zielformulierung, die im Idealfall die im Abschnitt „Ziele richtig definieren“ (Kapitel 1.2.) detailliert analysierten Merkmale Schriftlichkeit, Realismus, Terminierung, Messbarkeit, positive und aktive Formulierung, Verantwortungszuweisung und Visualisierung aufweist. Rekapitulieren Sie noch einmal, wie zuträglich die richtige Zielformulierung für eine erfolgreiche Zeiteinteilung und effektives wie effizientes Arbeiten ist. Insbesondere die Terminierung von Aktivitäten, also das Zeitziel, ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Zeitmanagement.

      2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten

      Aufgabenanalyse

      Der Anfang aller Zeitplanung liegt im Erfassen und Festhalten aller Aufgaben, Aktivitäten und Termine. Um diese Aktivitäten zu konkretisieren, notieren Sie sie auf einer Liste. Nutzen Sie dafür am besten den Computer, um die einzelnen Elemente später leichter ordnen zu können. Alternativ können Sie auch Karteikarten oder eine Pinnwand verwenden. Auch Mindmaps sind hilfreich, um die verschiedenen Aktivitäten zu sammeln und später zu organisieren. Zu Beginn sind Post-it-Klebezettel am Monitor vielleicht noch praktisch; früher oder später benötigen Sie jedoch einen Kalender. Dabei ist vorerst irrelevant, ob Sie dafür einen Time-Planer für die Tasche, einen PDA, Palm bzw. ein Smartphone oder eine Software am Computer verwenden.

      Erfassen von Arbeitspaketen

      Hilfreich kann im Rahmen der Ist-Aufnahme Ihrer Aktivitäten auch eine detaillierte Aufzeichnung aller Betätigungen im Laufe eines Tages oder einer Woche sein. Scheint es auch aufwendig, einmal eine Woche lang minutiös Tagebuch zu führen, so zeigt sich im Ergebnis doch, wie viele Tätigkeiten Sie zwischendurch und ungeplant im Laufe eines Tages durchführen.

      Häufig wird Ihnen erst in diesem Moment bewusst, wie viel Zeit die normalerweise ungeplanten täglichen Routinearbeiten tatsächlich in Anspruch nehmen. Wichtige Methoden, um diese Arbeiten so effizient wie möglich zu erledigen, lesen Sie im Abschnitt „Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement“.

      3. Prioritäten setzen

      Wichtiges von Unwichtigem trennen

      Haben Sie alle derzeit anliegenden Aufgaben gesammelt und eine „To do“-Liste erstellt, gilt es, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Die einfachsten Möglichkeiten, mehr Zeit zu gewinnen und entspannter zu werden, sind zusätzliche Aufgaben abzulehnen, also „Nein“ zu sagen. Sind alle Dinge, die scheinbar dringend anliegen, wirklich wichtig? Wo können Sie relativ problemlos auch einmal „Nein“ sagen, Dinge verschieben oder zusammenlegen?

      Das Setzen von Prioritäten ist ein Kernelement erfolgreichen Zeitmanagements. Auch hier finden Sie konkrete Modelle und Anleitungen in den weiter unten folgenden Abschnitten:„Dringend und/ oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb“, „Das Pareto-Prinzip“ sowie im Abschnitt „Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement“.

      4. Langfristige Planung

      Für Ihre Ziele und damit auch für Ihre Zeitplanung existieren unterschiedliche Zeithorizonte: Langfristige Ziele und Visionen sind wichtig, um dem Leben Sinn und Richtung zu geben. Sie sind aber wenig geeignet, um im Jetzt und Hier wirklich Aktionen anzustoßen. Deshalb macht es Sinn, langfristige Ziele auf mittelund kurzfristige Ziele herunterzubrechen. Überlegen Sie sich, was Sie im Laufe Ihres Lebens erreichen möchten: Was möchten Sie in den nächsten zehn Jahren erreichen? Was in den nächsten fünf Jahren? Was sind Sie bereit, im Lauf dieses Jahres dafür zu leisten?

      „Begin with the end in mind“

      Sobald Sie sich bewusst gemacht haben, was Sie langfristig wollen, können Sie Ihr Tun im Hier und Jetzt danach ausrichten. Das gibt Ihnen Kraft und Motivation, auch wenn es am einen oder anderen Tag mal nicht so gut läuft. Sie haben jederzeit im Hinterkopf, warum Sie das alles machen und worauf Sie in langfristiger Sicht hinarbeiten. Die motivierende Kraft einer konkreten Zielvorstellung findet Ihre besondere Erwähnung in Stephen R. Coveys Grundsatz „Begin with the end in mind“ in seinem Buch „The 7 Principles of Highly Effective People“. Erfolgreiche Zeiteinteilung basiert also darauf, langfristige Ziele zu definieren und diese auf einen mittelund kurzfristigen Zeithorizont herunterzubrechen. Jahresziele und Monatspläne bilden somit die Grundlage für Ihre kurzfristige Zeitplanung.

      5. Wochen- und Tagesorganisation

      Zeithorizont СКАЧАТЬ