Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении. Л. А. Доронина

Чтение книги онлайн.

      Определение: стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг[14].

      Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

      Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации осуществляется в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены:

      ✓ форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975, ИСО 353:1975);

      ✓ размеры папок для хранения документов (ИСО 623:1974);

      ✓ межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);

      ✓ формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);

      ✓ основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);

      ✓ принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985);

      ✓ форматы конвертов для пересылки документов, порядок написания адреса на почтовых отправлениях (ИСО 11180:1993);

      ✓ правила проставления дат и времени в документах (ИСО 8601:2000);

      ✓ порядок расположения кодов в торговых документах (ИСО 8440:1986).

      В 2001 году были приняты первые стандарты новой серии «Информация и документация. Управление документами» (ИСО 15489—1:2001, ИСО 15489—2:2001), определяющие требования к системам делопроизводства. В 2007 году принят ГОСТ ИСО Р 15489—1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Необходимо учитывать, что применение международного стандарта или стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Данный стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001, методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.