Best Practice-Rezepte für die erfolgreiche Praxisorganisation. Klaus-Dieter Thill
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Название: Best Practice-Rezepte für die erfolgreiche Praxisorganisation
Автор: Klaus-Dieter Thill
Издательство: Bookwire
Жанр: Сделай Сам
isbn: 9783847687337
isbn:
- Hat der Praxisinhaber Termine vereinbart, die noch nicht bekannt sind?‘
- Gibt es Meldungen auf dem Anrufbeantworter, die zusätzliche Aktivitäten erfordern?
- Wie sehen die generellen Prioritäten für den Tag aus?
- Werden noch Unterlagen für die Tagesarbeit benötigt?
- Sind Erledigungen des Praxisinhabers fällig oder bereits überfällig?
Alle Teammitglieder sind so gezwungen, sich ein grobes Bild der für sie anfallenden wichtigsten Aktivitäten ("Und heute muss ich unbedingt das Gutachten für die Krankenkasse schreiben.") zu machen und so ihre Arbeit gedanklich zu strukturieren. Durch Abgleich aller Pläne werden mögliche Engpässe und Probleme identifiziert, die dann beseitigt werden können, ehe die Arbeit überhaupt beginnt und die ersten Patienten kommen. So können die Mitarbeiterinnen auch immer noch rechtzeitig reagieren und Aufgaben umverteilen, wenn beispielsweise eine Kollegin plötzlich erkrankt. Ebenso ist es möglich, Prioritäten abzustimmen oder Aufgaben umzuverteilen, wenn sich abzeichnet, dass das notwendig werden sollte. Derart vorbereitet startet der Praxistag vom Start an mit einer sehr geringen Wahrscheinlichkeit für Fehler durch mangelnde Koordination. Viele der Arbeiten sind im Kreis der Arzthelferinnen abgestimmte Routinen, doch häufig ist den Praxisinhabern nicht klar, welche Kapazität und welcher Zeitaufwand hinter einzelnen Verrichtungen steht. In der Kurzbesprechung kann auf derartige Punkte verwiesen werden, wenn es den aktuellen Tag betrifft. Es ist natürlich auch möglich, Ereignisse des Vortrags zu besprechen, die sich nicht wiederholen sollten, da sie aufgrund der zeitlichen Nähe noch aktuell und allen präsent sind.
Fazit: Die Kurzbesprechung als Best Practice-Instrument schafft für alle Klarheit und Orientierung für den Tag. Doch leider wenden gerade einmal 15% der Praxisteams dieses Instrument an.
Besprechungen: 1 x wöchentlich ist Pflicht
Nur etwa 30% der niedergelassenen Ärzte führen in ihren Praxen professionelle Teambesprechungen durch. Das ist in Anbetracht der überaus günstigen Kosten-Nutzen-Relation, die dieses Organisationsinstrument bietet, ein bislang sehr geringer Anteil. Die meisten der Meetings werden im Monats- oder Quartals-Zyklus durchgeführt, doch wirklich produktiv und nützlich sind nur wöchentliche Besprechungen. Ihr Vorteil liegt in der zeitlichen Nähe der diskutierten Aspekte: so sind nicht nur alle Details noch rekapitulierbar, sondern es können auch zeitnah notwendige Entscheidungen getroffen und Maßnahmen eingeleitet werden. Hinzu kommt der motivatorische Aspekt: werden Themen über einen längeren Zeitraum gesammelt, türmen sich diese bei dem dann jeweils anliegenden Meeting wie ein Berg auf und nehmen allen Teilnehmern die Lust, sich eingehend mit den Details zu beschäftigen. Als Konsequenz bleibt vieles unberücksichtigt und halbfertig. Wöchentliche Besprechungen wirken dem entgegen und unterstützen nachhaltig den praxisinternen Lern- und Entwicklungsprozess.
Besprechungen: Typologie der Formen
Praxis-Chefs haben kaum Interesse am Meinungsaustausch im Team
Praxisbesprechungen sind für eine gut funktionierende Ablauforganisation unabdingbar. Doch nicht alle Praxisinhaber sind dieser Meinung: nur etwa 30% der niedergelassenen Ärzte führen in ihren Praxen professionelle Team-Meetings durch. Das ist in Anbetracht der überaus günstigen Kosten-Nutzen-Relation, die dieses Organisations- und Führungsinstrument bietet, ein bislang sehr geringer Anteil. Als Argumente gegen eine Durchführung werden vor allem Zeitprobleme und Kosten, bedingt durch den Ausfall von Arbeitszeit genannt. Doch richtig geplant und durchgeführt überwiegt der Nutzen solcher Besprechungen bei weitem, da alle Bereiche der Praxisführung positiv beeinflusst werden.
Mitarbeiterinnen favorisieren den Team-Dialog
Ganz im Gegensatz zu ihren Chefs wünschen sich Medizinische Fachangestellte die Möglichkeiten eines regen Teamaustausches. Sie haben hierzu auch ganz klare Anforderungen, die sich - zusammengefasst - vor allem darauf beziehen, über alle Probleme des Praxisalltags zeitnah sprechen zu können und Lösungen zu entwickeln, die dann für alle verbindlich sind. Das setzt ganz spezifische Regelungen im Hinblick auf die Besprechungsfrequenzen und -dauer voraus, aber auch Abwicklungs-Prinzipien, die sicherstellen, dass die Diskussionspunkte gesammelt, strukturiert bearbeitet und in ihrer Handlungsrelevanz dokumentiert werden.
Vier Typen von Praxisbesprechungen
Nach dem Erfüllungsgrad der Anforderungen von Arzthelferinnen, der in Mitarbeiterbefragungen ermittelt wurde (100% = Optimale Erfüllung der Anforderungen), lassen sich vier Grundtypen von Praxisbesprechungen unterscheiden und ihre Auftrittshäufigkeiten ermitteln:
0% bis <= 40%: Zeitverschwendende Meetings, ca. 35% der Besprechungen
> 40% bis <= 60%: Gering-produktive Pflichtübungen, ca. 30% der Fälle
> 60% bis <= 80%: Hilfreiche Koordinations-Treffen, ca. 25% der Zusammenkünfte
> 80%: Hoch-produktive Team-Dialoge, ca. 10% der Meetings.
Besprechungen: die optimale Umsetzung
Nur etwa 30% der niedergelassenen Ärzte führen in ihren Praxen professionelle Teambesprechungen durch. Das ist in Anbetracht der überaus günstigen Kosten-Nutzen-Relation, die dieses Organisations- und Führungsinstrument bietet, ein bislang sehr geringer Anteil. Als Argumente gegen eine Durchführung werden vor allem Zeitprobleme und Kosten, bedingt durch den Ausfall von Arbeitszeit genannt. Doch richtig geplant und durchgeführt überwiegt der Nutzen solcher Besprechungen bei weitem, da alle Bereiche der Praxisführung positiv beeinflusst werden:
- Probleme im Praxisalltag entstehen zum größten Teil dadurch, dass der Informations- und Kommunikationsfluss gestört ist. Die regelmäßig durchgeführte Teambesprechung bietet als Forum für alles im Praxisbetrieb Wichtige die Möglichkeit, zeitnah und lösungsorientiert Informationstransparenz zu schaffen. Gleichzeitig wird Gerüchten und Spekulationen, den beiden größten „Produktivitätskillern“ im Praxisbetrieb vorgebeugt.
- Da über alle Arbeitsbereiche gesprochen wird, können die Mitarbeiterinnen betriebliche Zusammenhänge und Verhaltensweisen besser verstehen, ein Umstand, der gerade bei größeren Belegschaften in Praxisgemeinschaften oder Gemeinschaftspraxen sehr wichtig ist, aber auch für neue Mitarbeiterinnen.
- Beschlüsse können gemeinsam gefasst und verabschiedet werden, ohne dass sie angeordnet werden müssen.
- Teambesprechungen sind ein elementarer Bestandteil des Qualitätsmanagements, unterstützen die Praxisentwicklung (Stichwort: „Lernende Praxis“) und sparen Arbeitszeit, da viele Dinge, über die sonst jede Mitarbeiterin einzeln zu informieren wäre, nun einmalig vorgestellt werden müssen.
- Praxisbesprechungen eignen sich als Instrument der Gruppenführung, um Teambildung und -zusammenhalt zu fördern.
Bildet man unter Berücksichtigung der angeführten Punkte eine betriebswirtschaftliche Nutzen-Bilanz für das Instrument „Team-Meeting“, stehen den anfallenden Besprechungskosten (Besprechungsdauer multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmer und ihrer anteiligen Gehaltskosten) alle eingesparten Kosten gegenüber, die aus der Vermeidung ablauforganisatorischer Fehler (z. B. Doppelarbeiten, Leerläufe, Überlastungen), Personalproblemen (Konflikte, mangelnde Motivation) und Patienten-Unzufriedenheit СКАЧАТЬ