500 советов секретарю. Ольга Анатольевна Энговатова

Чтение книги онлайн.

      В последние годы в должностной инструкции часто появляется раздел «Оценка работы». В нем обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т. д.

      Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).

      Необязательным разделом является «Организация работы», но в последнее время он очень популярен и все чаще встречается. В нем приводится примерный распорядок дня работы секретаря. Это может выглядеть следующим образом.

      ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:

      1) прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день;

      2) подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;

      3) получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;

      4) телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;

      5) по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;

      6) просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;

      7) оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;

      8) доложить руководителю о полученной корреспонденции;

      9) уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;

      10) передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

      ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:

      1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;

      2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;

      3) обработать и отправить исходящие документы;

      4) наметить мероприятия на следующий день.

      В течение всего рабочего дня ведутся:

      а) работа с посетителями, телефонные переговоры;

      б) подшивка исполненных документов в дела;

      в) выполнение работ на компьютере;

      г) организация копирования документов в соответствии СКАЧАТЬ