Körpersprache für Führungskräfte. Simone Janson

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      1 Bedenken Sie: Im virtuellen Raum werden viele Bereiche verstärkt: In virtuellen Meetings hören die Teilnehmer der Führungskraft intensiver zu als dies oft im Rahmen der „face-to-face-Kommunikation“ der Fall ist. Schwachstellen in der Argumentation werden von anderen Teilnehmern viel schneller wahrgenommen. Führungskräfte müssen daher ein starkes Selbstbewusstsein entwickeln und lernen, wie sie ihre Emotionen kontrollieren, auf Situationen reagieren und sich verbal äußern.

      2  Hören Sie genau zu: Die meisten Führungskräfte sind darauf trainiert auf die Körpersprache ihres Gegenübers zu achten und visuelle Reize zu berücksichtigen. Dies entfällt im virtuellen Raum. Um hier erfolgreich zu führen, müssen Führungskräfte genauer zuhören und einen „siebten Sinn“ entwickeln, um die Verbindung mit ihren Mitarbeitern herzustellen.

      3 Schaffen Sie einen gemeinsamen virtuellen Raum: Jeder einzelne Teilnehmer sollte elektronisch mit den anderen verbunden sein. Ein Mix zwischen virtuellen und anderen Teilnehmern, die zum Beispiel um ein Mikrophon platziert sind, funktioniert nicht.

      4 Die richtige Arbeitsumgebung ist wichtig: Die Teilnehmer sollten sich allein und ungestört in einem ruhigen Zimmer befinden – nicht in einem Großraumbüro, einer Flughafen-Lounge oder im Zug. Alle Teilnehmer sollten ein Headset tragen, das beide Ohren bedeckt. Telefonanschlüsse sind internet-basierten Verbindungen vorzuziehen, denn sie bieten eine bessere Tonqualität und sind weiter verbreitet. Die Teilnehmer sollten sich 10 Minuten vor Beginn des Meetings einloggen so dass technische Probleme rechtzeitig beseitigt werden können.

      5 Berücksichtigen Sie die unterschiedliche Zeitzonen: Termine sollten so geplant werden, dass die Mitarbeiter zu humanen Zeiten an den virtuellen Meetings teilnehmen können. Sollte dies nicht immer möglich sein, sollten die Termine abwechselnd den Bedürfnissen der Teilnehmer angepasst werden. So muss nicht immer dieselbe Person zu unangenehmen Zeiten wie zum Beispiel 3 Uhr morgens an den virtuellen Meetings teilnehmen.

      6 Planen Sie ausreichend Zeit ein: Planen Sie einen Zeitpuffer vor dem Meeting ein, der Ihnen und den Teilnehmern erlaubt sich vorzubereiten. Nehmen Sie sich am Anfang des Meetings die Zeit sich einzugewöhnen anstatt gleich zur Aufgabenstellung überzugehen. Beenden Sie das Meeting, indem Sie den Teilnehmern erlauben es zu verlassen und fragen Sie vorher, ob noch jemand etwas zu ergänzen hat, bevor sie sich abmelden – ähnlich einem virtuellen Handschlag.

      7 Planen Sie den Ablauf des Meetings: Überlegen Sie genau, was die Teilnehmer vor dem Meeting gelesen und vorbereitet haben sollten. Senden Sie die Agenda im Voraus an alle Teilnehmer und fragen sie nach deren Feedback. Wenn Sie Präsentationen verwenden, bereiten sie nicht nur inhaltliche, sondern auch prozessbezogene Folien vor.

      8 Helfen Sie den Teilnehmern sich zu fokussieren: Eine „Konzentrationsübung“ am Beginn des Meetings kann es den Teilnehmern ermöglichen, das Thema, mit dem sie sich zuvor beschäftigt haben, vorerst gedanklich abzuschließen, um ganz bei der Sache zu sein.

      9 Lernen Sie mit Stille umzugehen: Die meisten Menschen fühlen sich unwohl, wenn es still ist und versuchen sie durch wiederholen der Informationen zu durchbrechen. Stille bedeutet aber nicht, dass Personen abwesend sind. In der Regel denken sie über die Aufgabenstellung nach und überlegen wie sie antworten sollen. Geben Sie ihnen die Zeit in Ruhe nachzudenken.

      10 Bauen Sie Beziehungen auf und pflegen Sie diese: Beziehungen sind die Stützpfeiler beim virtuellen Führen. Führungskräfte sollten ein gewisses Maß an Zeit darauf verwenden sich mit jedem einzelnen Teammitglied zu beschäftigen. Es gibt gute Erfahrungen mit Konzepten wie zum Beispiel den „virtual coffee corners“. Dies sind Meetings ohne Agenda zu denen Personen eingeladen sind sich virtuell zu treffen und Dinge zu besprechen, die sie gerade beschäftigen.