Справочник по делопроизводству. Михаил Юрьевич Рогожин

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ в системе производится (централизованно или децентрализовано, см. далее) с соблюдением следующих основных правил:

      документ регистрируется при включении в систему;

      до завершения регистрации не допускаются какие-либо действия, влияющие на документ.

      5.5. Классификация документов

      Классификация документов, включенных в систему, может производиться по нескольким ключевым признакам, в том числе:

      1. По принадлежности документа к определенной составляющей деловой деятельности:

      для обеспечения связей между отдельными документами, которые накапливаются для обеспечения непрерывного документирования деятельности;

      для обеспечения согласованного присвоения имен документам в течение длительного времени;

      для оказания помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;

      для определения подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничения доступа;

      для разграничения прав пользователей на доступ или проведение действий с определенными группами документов;

      для распределения ответственности по управлению определенными группами документов;

      для распределения документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;

      для определения соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.

      2. На основе классификаторов, отражающих деятельность предприятия, в котором они созданы, и обычно базирующихся на анализе деловой деятельности этого предприятия. Классификаторы могут также использоваться для поддержки различных процессов управления документами.

      3. На основе контрольных словарей, дополняющих применяемые предприятием классификаторы. Функциональное назначение контрольных словарей состоит в разъяснении специфических терминов и правил их использования в деловой деятельности (в процессе ее документирования).

      4. На основе индексирования, позволяющего охватывать объединенные в системе документы, формально относящиеся к различным видам (функциональным группам).

      5. На основе нумерации и кодирования, при помощи которых упрощается процедура установления местоположения каждого документа в рамках системы (конкретного информационного массива).

      5.6. Обработка документов

      Обработку документов можно условно разделить на хранение и иные процедуры (действия), выполнение которых разрешено в отношении каждого конкретного документа (в зависимости от присвоенного ему статуса). В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 документы следует хранить на носителях, обеспечивающих их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени.

      Хранение документов осуществляется с учетом их особых физических и химических свойств. Условия СКАЧАТЬ