Справочник по делопроизводству. Михаил Юрьевич Рогожин

Чтение книги онлайн.

      Предварительное обследование потребностей предприятия в документированной информации включает:

      а) сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;

      б) изучение и целей и задач предприятия, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами.

      Анализ деловой деятельности предприятия, обеспечиваемой документированной информацией, предусматривает:

      а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции;

      б) установление их иерархии;

      в) моделирование процессов и составляющих их операций.

      Определение требований к документам, подлежащим включению в

      систему, предполагает следующее:

      а) сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования о каждой функции, виде деловой деятельности и операции, реализуемых при помощи документов;

      б) определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;

      в) четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;

      г) выбор структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

      Оценка существующих (аналогичных) систем управления документами представляет собой идентификацию и анализ существующих информационных систем аналогичного назначения в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.

      Определение стратегий соблюдения требований к документам, подлежащим включению в систему, включает[9]:

      а) стратегию соблюдения требований к документам, установление политики, стандартов, процедур и практических действий;

      б) проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.

      Проектирование системы управления документами предусматривает:

      а) стратегию, процессы и практику, описываемые в настоящем стандарте;

      б) обеспечение того, чтобы система поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;

      в) оценку и, в случае необходимости, перепроектирование (оптимизацию) процессов деловой деятельности, применяемых в деловой деятельности систем, а также действующих коммуникационных СКАЧАТЬ