Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно. Алексей Гладкий

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ избавиться от бумаг невозможно. В первую очередь это касается бумаг, имеющих юридическую силу: договоры, товарно-сопроводительные документы, платежные и кассовые документы, акты выполненных работ, сметы, и т.д. Ведь такой документ на бумажном носителе скреплен печатью или подписью (в большинстве случаев – и печатью, и подписью), а в электронном документе такое невозможно. Конечно, можно возразить: ведь существует, например, электронная подпись, которая может удостоверить составителя документа. Однако такая практика распространена очень мало, и этому есть две основные причины: во-первых – отсутствие должной законодательной базы, во-вторых – несовершенство компьютерного и программного обеспечения, используемого во многих организациях.

      Кроме этого, существует целый ряд документов, которые удобно использовать не в электронном, а в бумажном виде. К таким документам можно отнести, например, прайс-листы, электронные письма большого объема, некоторые виды отчетности, различного рода графики и диаграммы, и др. Причем многие из этих документов распечатываются не в одном, а в нескольких экземплярах. В конечном итоге всегда вспоминается распространенное мнение офисных работников: бумаг всегда будет больше, чем предназначенного для них места. Однако это мнение можно и нужно опровергнуть, избавившись от большого количества лишних бумаг.

      ПРИМЕЧАНИЕ

      По оценкам независимых исследователей, среднестатистический офисный работник только на поиски нужных бумаг тратит не менее одного часа в день.

      Откуда же берется такое обилие бумаг на рабочем месте? Основные причины, по которым мы храним бумаги, приведены ниже.

      ♦ Бумаги постоянно необходимы для работы.

      ♦ Бумаги хранятся для справки.

      ♦ Корпоративная культура требует, чтобы все бумаги хранились не менее чем в двух (трех, пяти, и т.д.) экземплярах.

      ♦ Обязательно должны храниться все бумаги, поступившие от такого-то источника (источников).

      ♦ Бумаги, предназначенные для дальнейшей передачи другим сотрудникам корпорации (в т.ч. подчиненным).

      ♦ Бумаги хранятся без определенной цели, возможно, пригодятся в дальнейшем.

      ♦ Бумаги хранятся, чтобы ознакомиться с ними при наличии свободного времени.

      И все эти бумаги валяются на столе в виде бесформенной бумажной массы, из которой периодически нужно быстро извлекать нужный документ!

      Если вы решили разобрать бумажные завалы, то приступать к работе следует немедленно, не откладывая на потом. В противном случае есть вероятность того, то разобрать все это постоянно растущее обилие бумаг будет в принципе невозможно, если только не посвятить этому отпуск – а такая перспектива, понятное дело, никого не обрадует.

      В первую очередь нужно подготовить пять папок или коробок (в зависимости от объема накопившихся бумаг; удобно использовать, например, коробки из-под оргтехники – принтеров, СКАЧАТЬ