Делопроизводство. Денис Шевчук

Чтение книги онлайн.

      6) почтовый и телеграфный адреса;

      7) номер телефона;

      8) номер факса, телетайпа;

      9) номер счета в банке;

      10) дата;

      11) индекс документа;

      12) ссылка на индекс и дату входящего документа;

      13) адресат;

      14) заголовок к тексту;

      15) текст;

      16) подпись;

      17) фамилия и телефон исполнителя.

      Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

      Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказы», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т. д. Согласно ГОСТ 6.38–90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений. Наименование организации – адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела – ВНИИДАД.

      Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

      по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

      по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

      смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

      Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

      Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

      Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

      Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами.

      Например, дату 25 октября 1997 года следует записать так: 25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1997 года записывают следующим СКАЧАТЬ