Организация бизнес-контактов с зарубежными партнерами. Олег Северюхин

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ стандарта служебного письма, но все-таки есть определенные правила, которые следует соблюдать.

      Организации, занимающиеся бизнесом, как правило, используют для деловой переписки фирменные бланки, напечатанные типографским способом. Личные деловые письма печатаются на обычной бумаге.

      Бумага для письма должна быть чистой, аккуратно обрезанной.

      Служебные письма пишутся только по одному вопросу, при этом информация должна быть исчерпывающей, а письмо по возможности кратким.

      В служебных письмах не должно быть сложных предложений, не рекомендуется использовать сложные способы мотивировки.

      Объем служебного письма не должен превышать полутора страниц машинописного текста.

      В тех случаях, когда необходимо изложить более пространные сведения, справки, заключения и т. п., фактически деловым письмом будет письмо, сопровождающее эти документы (они будут приложением к письму). Объем приложений к письму и их количество не ограничены.

      Следует отвечать на полученные письма незамедлительно, в течение 10 дней. Если вы не можете дать подробный ответ в такой срок, вы должны, по крайней мере, сообщить о получении письма и объяснить, почему вы задерживаетесь с ответом.

      Все участники деловой переписки должны быть поставлены в известность о том, что предпринято по получении письма.

      Следует письменно поблагодарить того, кто дал вам рекомендательное письмо. В этом письме вам следует сообщить ему, как хорошо вас приняли, или уведомить о результатах делового знакомства.

      Важно письменно благодарить за письменные поздравления и добрые пожелания. Письма благодарности за подарки, за оказанные услуги и за все, что имеет отношение к вашему бизнесу, могут быть напечатаны на бланке фирмы. Вам следует писать на обычной бумаге лишь тогда, когда вы не выступаете от имени фирмы или от себя как члена этой фирмы.

      Вам следует подписывать и отправлять только те письма, которые хорошо отпечатаны, красиво расположены на бумаге, безукоризненно аккуратны и внешне выглядят приятно, т. е. письма, которые сразу же производят благоприятное впечатление. Письмо – это зеркало, отражающее вашу внешность, вкус и характер.

      Для деловой переписки пользуйтесь бумагой лучшего качества.

      Конверт должен соответствовать бланку по качеству и плотности бумаги. Все, что напечатано на конверте на машинке или типографским способом, должно соответствовать напечатанному на бумаге.

      Канцелярские принадлежности должны отличаться хорошим качеством и благородным вкусом. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для ежедневной деловой переписки.

      Все деловые письма следует печатать на машинке, по крайней мере, в двух экземплярах. Копия должна храниться в папке для корреспонденции.

      Текст письма должен быть красиво и правильно СКАЧАТЬ