Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ коммуникативных) сетей. Как отмечают О.С. Виханский и А.И. Наумов, «знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации» [87, с. 427]. Поскольку управленческий документооборот связан с осуществлением управленческих отношений, выбор оптимального варианта конфигурации информационных сетей для конкретных задач, процессов и управленческих ситуаций имеет принципиальное значение. При одинаковом числе участников коммуникации ее эффект может быть различным в зависимости от того, какую направленность имеют информационные потоки. В качестве примера на рис. 5 приведены варианты схем коммуникации (коммуникационных сетей) – «цепочка» (рис. 5, а), «каждый с каждым» (рис. 5, б), «звезда» (рис. 5, в), «колесо» (рис. 5, г), «один ко многим» (рис. 5, д) и «многие к одному» (рис. 5, е) (для четырех участников коммуникации).

      Эти схемы в различных сочетаниях могут присутствовать в коммуникационных сетях с большим числом участников и являются характерными для управленческого документооборота. Например, в случае, если проект документа готовится коллективно, то могут использоваться схема коммуникации «каждый с каждым» (на начальных стадиях работы) либо схема «колесо», в которой видна роль ответственного исполнителя. В процессе визирования проекта документа могут использоваться схемы коммуникации «звезда», «цепочка» или их комбинация, при рассылке документа нескольким адресатам – схема «один ко многим», а при сборе информации – «многие к одному».

      Таким образом, к отличительным особенностям управленческого документооборота как процесса коммуникации относятся следующие:

      1. Управленческий документооборот как письменная формальная деловая коммуникация может рассматриваться с точки зрения участников коммуникации, процесса, технологии, средств и каналов коммуникации, а также носителей информации.

      2. Процесс коммуникации в рамках управленческого документооборота имеет многозвенный характер, что связано с технологией подготовки, принятия и реализации управленческих решений и использованием различных схем коммуникации (коммуникационных сетей).

      Рис. 5. Варианты схем коммуникации

      Получателем может являться не одно лицо (как, например, при взаимодействии руководителя и одного исполнителя), а несколько (если документ до них доводится одновременно, т. е. осуществляется его «рассылка»).

      3. Управленческий документооборот представляет собой управляемую, регулируемую коммуникацию. Следует различать не только прямых, но и косвенных участников документооборота (в том числе обеспечивающих и формирующих инфраструктуру).

      4. В процессе коммуникации необходимо поддерживать связи с информационной средой, в которой осуществляется жизненный цикл документов (бумажных, электронных), прежде всего с системами регистрации и поиска документов, комплексом метаданных документов, обеспечивая тем самым официальный характер коммуникации СКАЧАТЬ