Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева

Чтение книги онлайн.

      В качестве средства передачи информации в документальной коммуникации выступают документы, изготовленные на различных носителях информации. В связи с коммуникативной функцией документа полагаем уместным здесь упомянуть одно из определений понятия «документ», которое было включено в ранее действовавший ГОСТ 16487—83: «Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, и рассчитанный на ее передачу в пространстве и во времени» [30]. Согласно этому определению, документальная коммуникация как форма опосредованной коммуникации совершается:

      во-первых, в пространстве, т. е. осуществляется передача документа получателю, находящемуся от отправителя на некотором, может быть даже очень большом, расстоянии;

      во-вторых, во времени, которое может также иметь различную длительность.

      К примеру, под коммуникацией во времени может пониматься как требуемое время доставки документа, которое может исчисляться минутами, часами, днями, так и время обращения к архивному документу, которое может состояться спустя столетия. Для управленческого документооборота одна из главных задач – минимизировать время доставки документа.

      Элементами документальной коммуникации, играющими важную роль в управленческом документообороте, являются также кодирование и декодирование сообщений, под которыми понимается использование конкретных языковых средств, способов и форм представления информации, а также применение, при необходимости, специальных средств шифрования и других криптографических средств.

      В качестве участников управленческого документооборота (далее для упрощения будем также употреблять понятие «документооборот») выступают:

      автор документа – организация, должностное лицо или физическое лицо, создавшее документ;

      отправитель – им может быть как сам автор документа, так и лицо (либо подразделение или специальная служба доставки), уполномоченное организовать и осуществить передачу документа;

      адресат – организация, должностное лицо или физическое лицо, которым предназначен передаваемый документ;

      получатель – им может быть сам адресат и/или лицо (либо подразделение), уполномоченное осуществить прием переданного документа.

      Рассматривая документооборот как область внутренних коммуникаций в организации, в состав его непосредственных участников, в конечном счете, следует включить всех должностных лиц и подразделения, задействованные СКАЧАТЬ