Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева

Чтение книги онлайн.

      Высказываются разные точки зрения на то, что считать началом ЖЦД – момент придания документу официального статуса или же учитывать период его подготовки. По нашему мнению, началом ЖЦД следует считать начало работы над проектом документа, когда его версия материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов, предшествующих официальному подписанию документа. Более того, в процессе управления эта стадия работы с документом (как и стадия обращения) неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес-процессов в организации. Поэтому, на наш взгляд, оставлять эту стадию за рамками ЖЦД и процессов документооборота принципиально неверно. Кроме того, можно также отметить, что существующие в настоящее время модели жизненных циклов других объектов, учитываемых в процессе управления (например, жизненный цикл организации, жизненный цикл товара, жизненный цикл информационной системы), включают в себя стадии, связанные с зарождением концепции этих объектов (см., например [102, с. 49–53; 132, с. 421–425; 171, с. 85–88]).

      Таким образом, началом ЖЦД будет являться начало работы над проектом документа, а концом – уничтожение документа или передача его на постоянное хранение. ЖЦД может оказаться коротким и завершиться на стадии создания, если документ не будет подписан, либо на других стадиях, если после них последует его уничтожение. Стадия уничтожения не является обязательной, так как некоторые документы в силу государственной важности имеют срок хранения «постоянно». Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока хранения по результатам экспертизы ценности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредусмотренных обстоятельств) либо преднамеренным (к примеру, противоправные действия по ликвидации документов как улик). На рис. 3 показано, что стадии обращения и хранения взаимосвязаны: находящийся на хранении документ может быть вновь введен в обращение.

      Указанные стадии жизненного цикла управленческих документов носят самый общий характер и не зависят от материального носителя информации.

      При рассмотрении ЖЦД, на наш взгляд, важно учитывать дуализм документа – его существование одновременно и как материального носителя информации, и как собственно запечатленной информации. СКАЧАТЬ