Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М. П. Бобылева

Чтение книги онлайн.

      12. Сфера применения (бытования) документов. Документы на бумажных носителях в настоящее время применяются повсеместно. Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.

      С учетом перечисленных характеристик бумажных и электронных документов можно достаточно аргументировано ответить на следующие вопросы, часто являющиеся предметом оживленных дискуссий:

      при получении электронных документов адресатами следует ли распечатывать их на бумажном носителе?

      не является ли процедура распечатки электронного документа избыточной?

      При внедрении информационных технологий сокращение бумажного документооборота не происходит автоматически. Так, по оценкам зарубежных специалистов, при внедрении электронной почты расход бумаги в некоторых офисах увеличивался примерно на 40 %. Это было связано с не всегда оправданной распечаткой электронных сообщений из-за привычки сотрудников работать с бумажными документами [167]. Поэтому желательно, чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации предусматривались также меры по оптимизации использования бумаги.

      Отдельно выделим ситуации, касающиеся документационного обеспечения руководителей. Проблема заключается не только в том, чтобы приучить руководителей работать с электронными документами. Она намного сложнее и глубже.

      Управленческий документооборот включает в себя не только те операции, которые могут быть автоматизированы, но и те, для которых обязательны восприятие информации человеком, ее оценка. Здесь важно принимать во внимание психологические аспекты восприятия, функциональную асимметрию правого и левого полушарий головного мозга, сочетание образного и логического мышления. Иногда руководителю высокого ранга при работе со слабоструктурированной информацией, отражающей многоаспектную управленческую ситуацию, лучше работать с бумажным документом. И, напротив, для восприятия структурированной и фактографической информации электронный документ может быть удобнее бумажного. Поэтому при внедрении электронного документооборота должна быть предусмотрена возможность при необходимости осуществлять распечатку документов, полученных в электронной форме, для доклада руководству.

      Вместе с тем в условиях активизации применения современных информационных технологий все больше руководителей разных рангов отдают предпочтение непосредственной работе с системами электронного документооборота, включая собственноручный ввод поручений (резолюций), виз и использование электронных аналогов подписи.

      Таким СКАЧАТЬ