Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны. Александр Кришталюк

Чтение книги онлайн.

      Система доступа к конфиденциальным документам.

      Конфиденциальные документы являются документами ограниченного доступа. Это означает, что знакомиться и работать с ними могут только лица получившие на то соответствующие разрешения. Порядок получения и оформления таких разрешений устанавливается на каждом предприятии системой доступа к конфиденциальным документам, которая представляет собой совокупность норм и правил, определяющих, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление, а также, каким образом оформляются такие разрешения в зависимости от вида учета документов.

      При разработке системы доступа к конфиденциальным документам необходимо руководствоваться следующими подходами.

      1. Доступ к конфиденциальным документам может предоставляться только лицам, имеющим оформленный в установленном порядке (контрактом, приказом) допуск к соответствующему виду тайны и давшим письменное обязательство (в контракте или специальной подписке) о неразглашении ставших им известными конфиденциальных сведений. Допуск к соответствующему виду тайны является основанием для доступа к конкретным документам в пределах этого вида тайны.

      2. Доступ к конфиденциальным документам должен быть обоснованным и правомерным, т. е. базироваться на служебной необходимости ознакомления с конкретным документом именно данного лица.

      3. Система доступа должна давать возможность обеспечивать пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работ. К сожалению, этот подход не всегда четко соблюдается. С одной стороны, стремясь максимально сократить количество лиц, допускаемых к конфиденциальным документам, на некоторых предприятиях не знакомят часть пользователей с необходимой им для служебной деятельности информацией и тем самым снижают качество этой деятельности, с другой стороны – знакомят пользователей с конфиденциальными документами, не связанными напрямую с их функциональными обязанностями, но, как выражаются, необходимыми им «для общего развития» или «расширения кругозора», что приводит к разглашению информации, т. е. неправомерному доведению информации до лиц, которые не должны ее знать.

      4. Доступ к конфиденциальным документам должен быть санкционированным, т. е. осуществляться только по соответствующему СКАЧАТЬ