Praktiline ajajuhtimine. Ardo Reinsalu
Чтение книги онлайн.
Читать онлайн книгу Praktiline ajajuhtimine - Ardo Reinsalu страница 6
Название: Praktiline ajajuhtimine
Автор: Ardo Reinsalu
Издательство: Eesti digiraamatute keskus OU
Жанр: Экономика
isbn: 9789949303861
isbn:
Millal planeerida?
Mul pole aega, sest ma ei planeeri enda tegevust. Ma ei planeeri, sest mul pole selleks aega.
Homseks tööpäevaks on soovitatav planeerida tänase tööpäeva lõpus. Sel hetkel on peas veel keerlemas selge ülevaade tehtavatest töödest ja prioriteetidest. Hiljem, kui on alanud sinu “teine” või “kolmas” elu – ehk siis pereelu või muu tööga mitteseotud tegevus –, on lihtne unustada päeva olulisi detaile. Õhtused tegemised ja mured hägustavad tööpäeva detailid ja kui need eelnevalt kirja ei saanud, on tõsine oht nad üldse unustada. Seetõttu peaks päeva tegelikult planeerima kaks korda! Esimene kord tööpäeva lõpus ja teine kord päris enne magamaminekut. Tööpäeva lõpus planeerid oma järgmise tööpäeva, magamistoas oma muud tegevused. Kusjuures oma päevaplaneerija või märkmik on soovitatav hoida kogu aeg voodi kõrval! Oled tähele pannud, et enne, kui uni tuleb, hakkavad igasugused mõtted peas nagu viidikad ringi sebima? Tihti tulevad sellise poolärkvel-poolunes staadiumi ajal pähe head mõtted, meenuvad tegemata jäänud tegevused ja tulevad meelde asjad, mis homme vaja ära teha. Üks selgitus sellisele olukorrale on, et enne unne vajumist tuleb peidust välja meie alateadvus. Alateadvusest on muidu raske infot kätte saada, aga une ja ärkveloleku vahel on selline huvitav aeg, kus alateadvus pääseb pisut kontrolli alt ja aitab registreerida loovaid ja häid mõtteid8.
Unine mõte on väärt mõte – hoia märkmik käepärast!
Poolune staadiumis saabunud mõtete puhul on ka üks suur miinus – nad kipuvad hommikuks olema nagu peast pühitud. Nii mõnigi hea idee on jäänud realiseerimata, kuna õhtul tundub ta kindel ja selge, hommikul aga pole temast jälgegi. Siin tuleb appi juba meile tuttav päevaplaneerija või märkmik. Hoia seda ikka endale lähedal – miks mitte päris voodi kõrval?! Enne magamajäämist saabunud ideed ja olulised tegevused tuleb kohe kirja panna ning sellega on suured mõtted tulevastele põlvedele päästetud ☺! Muidugi pead olema valmis ka selleks, et õhtul vingena tundunud idee näeb hommikuvalguses üsna kahvatu välja. Sellest pole hullu. Kui ka kümnest ideest üks realiseeritakse, on seda kõvasti rohkem kui muidu.
Voodis mõtete mõtlemisel võib olla muidki varjatud eeliseid. Austraalia psühholoog Darren Lipnick avastas, et inimesed lahendavad teatud probleemülesandeid kiiremini just selili olles9. Tema katses osalenud inimesed olid jagatud kahte gruppi, kus lesides ülesandeid lahendanud grupp suutis vastuseid kiiremini leida. Sealjuures tuli vastus tihti nn ahhaa-efektiga − ehk siis lihtsalt “hüppas pähe”. Teadlase sõnul põhjustab seda ainevahetuse tasakaalu muudatus ning ennekõike noradrenaliini-nimelise hormooni taseme muutus. Seega on olemas mingil määral suisa teaduslik põhjendus, et enne magamajäämist võivad tulla head mõtted, mis on tihti seotud just meie igapäevaste probleemide lahendamisega. Miks mitte olla selleks valmis ja hoida oma märkmikku voodi kõrval käepärast?!
Päevaplaan − millest alustada?
Päeva planeerimiseks on peale otsuse “millal planeerida” ka muid häid praktilisi näpunäiteid.
Leia homses päevakavas planeeritav aeg
Selleks et homsesse mingeid tegevusi planeerida, tuleb eelkõige teha selgeks planeerimiseks vaba aeg. Ehk siis vaata üle oma kohustused, kohtumised ja muud ülesanded, mis on homseks juba kirjas. Nii mõningadki neist võivad olla sinu jaoks force majeure, kus sa lihtsalt pead leppima, et koosolek toimub näiteks kl 10 või et kell 14 pead minema kliendiga kohtuma. Neid ei ole sageli võimalik muuta. Seetõttu on PLANEERITAV aeg sinu jaoks see aeg, mille kohta sa saad ise otsustada, et kas ja missuguseid ülesandeid sinna kirja panna.
Esmalt planeeri olulised tegevused
Kõigepealt pane päevaplaani kõige olulisemad tegevused. Lihtne, eks? Aga millised on need kõige-kõige? Siinkohal tasub järgida mõnda kuldreeglit.
Homme on kõige olulisemad tegevused, mis olid tänase tähtajaga, aga mingil põhjusel ei jõudnud valmis. No ikka juhtub – kas tuli mõni ootamatu külaline või jooksis arvuti kokku. Loomulikult ei tohi teadlikult venitada, aga alati peab olema valmis ootamatusteks. Nii, kribinal-krabinal kirja siis ülesanded, mis olid tänaseks, aga ei jõudnud valmis.
Teine kuldreegel väidab, et igas päevas on 1–2 üliolulist tegevust, mis annavad 80 % kogu päeva töötulemusest. Sul on lihtsalt vaja need 1–2 olulist asja üles leida ja kohe esimesena ära planeerida. Tegelikult on ju lugu nii, et kõiki töid ei jõua me iga päev ülitäpsest planeerimisest hoolimata tehtud. Oluline on alustada ja teha ära enim tulemust andvad tööülesanded. Siis ei ole väga lugu, kui mõned vähema tähtsusega tegevused tõesti teise päeva lähevad. Hea planeerija arvestab alati tegeliku eluga, mis teatavasti pole täiuslik. Me ei saa kõike ette näha ja ennetada. Küll aga saame me kõigepealt teha ära olulised asjad ja alles seejärel ülejäänud, mis tagab meile keskmisest parema efektiivsuse oma tööülesannete täitmisel.
Igas päevas on 1 – 2 üliolulist tegevust
Veel üks esmapilgul väheoluline otsus on see, et kuhu need 1–2 tähtsat tegevust homses päevas planeerida? Tegelikult pole see nii väheoluline midagi. Teatavasti sõltub töö efektiivsus tugevasti meie fookustamisest ja vaimsest valmisolekust. Seetõttu tuleb jälgida oma produktiivset aega!
Öökull vs lõoke
Minule tehti juba keskkoolis väike test, et kas ma olen öökull või lõoke. Mitte et ma lennata oskaks, vaid kas minu füsioloogiliselt aktiivne aeg jääb hommikusse või pigem õhtusse. Kindlasti oled tähele pannud, et osa inimesi tahavad tulla tööle teistest varem, et teha rahulikult hulk tööd ära enne, kui enamik kolleege kontorisse saabuvad. Muidugi võib olla üks põhjusi lihtsalt vaiksem keskkond või vajadus viia lapsed varakult lasteaeda, samas on mitmel sellisel inimesel hommikune aeg tõesti produktiivne. Töö lausa lendab käes ja tavaliselt saab enamik päeva tööst tehtud just neil varastel hommikutundidel. Nendel ei ole probleem ka varakult ennast voodist välja ajada. Siiralt võib loota, et televisioonis hommikul “Terevisiooni” saate tegijad kõik on hommikuinimesed. Ei tahaks kuidagi õhtuinimesi kell 3 hommikul tõusma sundida.
Teine osa inimesi on need, kes hommikul kohe kuidagi maast lahti ei saa, kelle arusaamine varasest tõusmisest jääb kella 10–11 vahele ja kes käivad hommikul kontoris ringi krillis silmadega, kohvikruus käes, ning üritavad tänast kuupäeva meelde tuletada. Ehk siis mina ☺! Teiste minusuguste jaoks on hommik ilmselt vale aeg mingit tööd ära teha. Meie produktiivne aeg jääb pärastlõunasse või õhtusse. Õhtuinimesed СКАЧАТЬ
King, Lloyd, Test Your Creative Thinking, lk 6
Skatssoon, Judy, “Couch potatoes are more creative”, ABC Science Online