Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет. Кристина Викторовна Звягина

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ и настроения, дезориентируют адресата, создавая впечатление, что автор письма сам не определился в своем отношении к происходящему или не уверен в том, о чем он пишет.

Примеры стандартных, вежливо-нейтральных фраз и формулировок в деловых письмах

      1. Настоящим сообщаем Вам, что…

      2. Обращаем Ваше внимание на то, что…

      3. Доводим до Вашего сведения…

      4. Во избежание… просим Вас…

      5. Просим Вас предоставить информацию о… (для…)…

      6. Предлагаем Вам рассмотреть возможность…

Время в деловом письме

      Время в деловом письме показывает, когда происходит действие, событие, сложилась ситуация или возникла проблема: в настоящем, прошлом или будущем.

      Как известно, для убедительности делового письма необходимо использовать больше фактов, в том числе и временны́х, т. е. указывать конкретные даты и время и ссылаться на них. Таким образом, вместо написания в претензионном письме формулировки «В ТМЦ, поставленных Вами на стройплощадку на прошлой неделе, выявлено отклонение по качеству, а именно…», лучше писать так: «В поставке ТМЦ от 25.07.2021 года, доставленных на стройплощадку в 11 часов 30 минут 25.07.2021 г. по ТТН № 558 от 25.07.2021 г., выявлено существенное отклонение по качеству, а именно…».

      Если в письме от делового партнера нет точного указания времени и даты, например: «Мы получили ваш сломанный компьютер вчера, и он будет починен на следующей неделе», то следует выбирать и вести отчет от того времени, когда был составлен документ либо когда он был получен.

Шрифт делового письма

      Стандартные для ведения деловой переписки гарнитуры и их размеры также регламентированы ГОСТом Р 7.0.97–2016.

      Основными двумя, которые имеются на каждом компьютере, считаются шрифт Times New Roman № 13 и 14 с засечками или рубленый шрифт Arial № 12 и 13. Если в письме необходима вставка таблицы, то допускается использование шрифтов меньших размеров, но, чтобы не мельчить, рекомендовано использовать Arial № 10 или 9.

      В зарубежной практике стандартными для ведения деловой переписки являются Times New Roman и Cambria № 12. На Западе считается, что именно эти шрифты смотрятся наиболее профессионально и читабельно по сравнению с более рублеными шрифтами типа Verdana, Arial, Eras, Franklin.

      Шрифт текста письма должен обязательно сочетаться, но не обязательно совпадать со шрифтом и размером шрифта шапки фирменного бланка компании, а также ее логотипом.

      Пример из личного опыта авторов. В одной креативной российской компании в качестве корпоративного шрифта, используемого в шапке фирменного бланка компании, был выбран нетрадиционный Albertus Extra Bold, который отлично сочетался с логотипом компании.

      В другой компании, занимающейся цветочным бизнесом, в качестве корпоративного шрифта при написании писем и сопроводительных записок к букетам был выбран необычный French Script, который очень похож на рукописный в СКАЧАТЬ