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La principal ventaja de la utilización de los diagramas de flujo es que favorecen la comprensión de los hechos a través de un esquema, el cual puede ser recordado y reconocido por el ser humano mucho más fácilmente que varias páginas de texto.
Los flujogramas pueden tener distintas aplicaciones:
1 El flujograma se utiliza para expresar gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o un proceso, estableciendo su secuencia cronológica y pudiendo contener otra información adicional.
2 También son útiles para identificar problemas, analizarlos y plantear su solución o mejora, mostrando gráficamente las distintas pautas o pasos a seguir en función de las características concretas del hecho, para alcanzar la solución del problema.
3 Del mismo modo, se pueden utilizar como base para la elaboración de un informe, de forma que el diagrama de flujo facilita los aspectos fundamentales de una manera clara y lógica.
4 Asimismo, son una herramienta excelente para facilitar la capacitación y la formación a nuevos empleados o a trabajadores veteranos ante determinados cambios en su trabajo.
Existen muchos tipos de flujogramas, pero lo importante es que expresen de forma clara lo que se quiere representar. Dicha representación interconecta unos hechos con otros mediante las líneas de flujo, que sirven de enlace.
Antes de realizar el diagrama de flujo, es necesario hacer un análisis lógico de lo que se va representar, habrá que razonar el problema o la situación previamente para después crear dicho diagrama de flujo de forma correcta y concreta. Dicho diagrama facilitará el posterior estudio de los procesos o procedimientos que se requieren para realizar el programa adecuado o alcanzar el objetivo propuesto.
A continuación, se especifican algunas pautas a tener en cuenta a la hora de crear un flujograma:
1 Los diagramas de flujo siempre se deben escribir de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
2 Hay que evitar el uso de muchas palabras y utilizar palabras claves.
3 Las líneas de flujo siempre han de ser horizontales o verticales, nunca pueden ser diagonales.
4 Las líneas de flujo no deben cruzarse.
5 Cualquier símbolo de entrada y salida puede estar precedido de una o varias líneas de flujo (flechas), pero solo puede seguirle una única línea de flujo.
6 Los valores posibles han de ser precisos, no deben existir ambigüedades.
La utilización de una simbología adecuada al realizar un diagrama de flujo es fundamental para evitar anotaciones excesivas, repetitivas y confusas. Actualmente existen una serie de símbolos de uso extendido para facilitar la interpretación de los mismos.
A continuación, se incluyen los símbolos más utilizados:
1 Inicio/Fin. Viene representado por un rectángulo con sus esquinas redondeadas. Con este símbolo también se pueden representar paradas o interrupciones programadas.
2 Línea de flujo. Las líneas de flujo son flechas que indican el sentido del proceso, es decir, indican la secuencia del diagrama de flujo.
3 Proceso. Viene representado por un rectángulo. Con este símbolo se pueden indicar tanto procesos como operaciones, instrucciones y eventos.
4 Decisión. Se representa mediante un rombo del que salen dos flechas, por distintos lados, una de aprobación y otra de no aprobación. Se utiliza para la toma de decisiones y supone una ramificación en el diagrama, con dos caminos posibles. Se usa para representar una condición.
5 Conector. Este conector es un círculo con una referencia en su interior y se usa como conector para enlazar dos diagramas. Se utiliza al final del flujograma, en la página donde se interrumpe, y el mismo se ubicará al inicio del flujograma, en la página donde continúa. Dicha referencia suele ser un número o una letra.
Consejo
Siempre se debe intentar incluir el flujograma completo en una única página, pero si no es posible, habrá que utilizar un conector para enlazar dos partes del mismo diagrama.
El diagrama de flujo permite una visualización de las actividades innecesarias y la comprobación de que la distribución del trabajo es equilibrada. Por este motivo, es un instrumento fundamental en cualquier método de organización y planificación del trabajo.
Aplicación práctica
Cree un diagrama de flujo para una tarea de sujeción de un cierto elemento mediante la utilización de tornillos. En este caso, por las características de los elementos a unir, se supondrá que únicamente será necesaria la utilización de tornillos, eliminando cualquier otro elemento como los tacos.
SOLUCIÓN
En primer lugar habrá que realizar un análisis lógico de lo que representará el diagrama de flujo final. El diagrama de flujo a realizar va a representar los pasos a seguir para la colocación de un tornillo para así fijar algún elemento correctamente. Entonces, la unidad básica será un único tornillo puesto que si el elemento necesitara más de uno, simplemente bastaría con repetir el proceso.
Primero es necesario disponer de los elementos necesarios: elemento de fijación (tornillo) y útil para su manipulación (destornillador). Una vez que el operario tiene el tornillo que cree adecuado, deberá preguntarse si el destornillador que ha escogido es adecuado o no para dicho tornillo. Deberá comprobar el tipo de punta (ha de ser el mismo que el de la cabeza de tornillo) y, por supuesto, el tamaño (que también ha de coincidir o ajustarse al de la cabeza del tornillo). Si este destornillador no es correcto, tendrá que hacerse con el adecuado. Si el destornillador es correcto, podrá continuar con el trabajo y pasar a la acción de apretar el tornillo. Una vez terminado dicho proceso, tendrá que comprobar que ha quedado correctamente fijado y que tanto la sujeción como el resultado es satisfactorio. Si todo es correcto, se dará por concluido el proceso. Si no ha quedado bien sujeto, habrá que comprobar de dónde viene el error: el destornillador se supone que era el adecuado puesto que se comprobó al principio del proceso; el tornillo debe ser adecuado también, pero puede que se produjera un error al inicio del proceso y se eligiera un tornillo incorrecto por lo que, en ese caso, habrá que comenzar el proceso desde la elección de un nuevo tornillo y del destornillador adecuado; o puede que el error haya sido humano y el operario no haya actuado correctamente, por ejemplo, puede haberlo dejado flojo, sin haber llegado a apretarlo del todo, en este caso habrá que volver a apretarlo o fijarlo de nuevo hasta que el elemento quede bien fijado.
Este sería un posible análisis completo del proceso a representar. Ahora habrá que crear el flujograma de todo el proceso.