Hilfe! Meeting! Effiziente Besprechungen & Konferenzen. Simone Janson

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СКАЧАТЬ Von Stefan Häseli

      Montagmorgen, 08:00 Uhr. Hannes sitzt im Büro und bereitet sich auf die Geschäftsleitungs-Sitzung vor. Ein wöchentliches Ritual. Beginn 08:30 Uhr, Kaffee um 10.

      Dic Vorbereitung

      Letzterer wird wegen der überfrachteten Aufgabenliste jeweils spontan gestrichen. Offizieller Schluss 11.45 Uhr, faktisch nie vor 12.30 Uhr. Deshalb genehmigt Hannes sich den Kaffee prophylaktisch und lässt seinen Apfel zwischen den Zähnen knacken.

      Der Apfel ist neu, früher war’s Kuchen. Seit dem internen Programm „fit-for-work“ wählen die Geschäftsleitungsmitglieder die Zwischenverpflegungen nach dem Vorbild-Ansatz aus.

      Der Nicht-Lieblingsjob erreicht ihn

      Mitten in die physischen und psychischen Vorbereitungen klingelt sein Handy – die Büronummer ist bereits aufs Sekretariat umgeschaltet. Sein Chef sucht ihn. „Könntest Du heute das Protokoll der Sitzung führen? Frau Blatter ist krank. Weil Du am wenigsten Tagesordnungspunkte hast, möchte ich Dir diese wichtige Aufgabe übertragen. Du weisst doch, im Grunde ist der Protokollführer die wichtigste Person – neben dem Chef.“

      „Mach ich“, gibt Hannes leicht mürrisch zurück. Unwillig denkt er sich: „Ich muss ja. Von wegen ‚die wichtigste Person‘…eine plumpe Schmeichelei.“ Hannes fühlt sich eben gerade nicht als Zweitwichtigster im Unternehmen.

      Die Sitzung beginnt

      Pünktlich – wie immer – begrüssen sich alle freundlich und der Chef eröffnet mit dem seit Jahren immer gleichen, offiziell-witzigen Spruch „dann platzen wir mal“. Ein kurzes, inszeniertes Anwärm-Mitlachen und man setzt sich – wie immer – auf die gleichen Plätze.

      Der Chef beginnt: „Ich möchte euch alle herzlich begrüssen“. Hannes schreibt mit und stolpert über das Wort „möchte“. Warum „möchte“? Er könnte es einfach tun. Soll Hannes beim Tagesordnungspunkt 1 ‚Begrüßung‘ nun „Absichtserklärung“ schreiben? Zeit, um darüber nachzudenken, bleibt ihm keine. Zackig geht’s weiter mit den Worten „wir haben heute eine ‚sportliche‘ Tagesordnung (auch dieser Spruch ist immer derselbe, genauso wie das kalkulierte Lachen aller).

      Die Tagesordnungspunkte werden durchgeackert

      Der Verkaufsleiter präsentiert die Verkaufszahlen der vergangenen Woche. Diese sehen seit längerer Zeit mies aus. Seine Stimme war schon mit mehr Selbstbewusstsein getränkt. „Warum habt ihr nicht mehr Gas gegeben?“ fragt der Chef. Der Verkaufsleiter: „Die Marktsituation ist ausserordentlich. Die Mitbewerber produzieren unterdessen fast ausschliesslich in China und haben bessere Preise“.

      Der Produktionsleiter rutscht unruhig auf seinem Stuhl hin und her: „Wir arbeiten bereits mit den Kosten am unteren Limit. Ich kann nicht akzeptieren, dass wir an den schlechten Verkaufszahlen schuld sind“. Der Chef greift ein und unterbindet die Schuldzuweisungen mit den Worten: „Man müsste halt schauen, wo wir Optimierungsmöglichkeit haben, damit wir kostenmäßig wieder etwas konkurrenzfähiger werden.“ Alle nicken nonverbal und mit gemurmeltem „genau“ richtig“. Der Chef hat es wieder einmal auf den Punkt gebracht. Hannes protokolliert fleißig bis ihn der Ausdruck „man müsste halt…“ stocken lässt. In seinem Protokoll fehlt nun wer was bis wann macht. Vielleicht ist auch diese Äußerung nur eine Absichtserklärung.

      Die zweite Halbzeit beginnt

      Bereits ist man mit den Tagesordnungspunkten in Verzug. Der Chef schlägt vor, ausnahmsweise auf die Kaffeepause zu verzichten. „Kein Problem“ hallt es aus der Runde.

      Der HR-Leiter gibt zu bedenken, dass man vielleicht eine ganztägige Sitzung planen könnte, um den Berg unerledigter Aufgaben abzubauen. „Gute Idee“, ist das Echo, der Chef präzisiert: „Das sollten wir angehen“. Hannes schreibt mit und überlegt sich „Absichtserklärung oder Ziel?“

      Absichtserklärungen

      In zügigem Stakkato takten sich die Geschäftsleitungsmitglieder durch die Geschäfte. Hannes beobachtet, wie einige offiziell am Tablet mitschreiben. Bei der Rückkehr in sein Büro wird er eMails von seinen Kollegen aus der Geschäftsleitung erhalten, die sie am Vormittag schrieben. Das lässt sich gut getarnt erledigen.

      Den Streber markieren, aber eMails schreiben. Noch ein paar Mal erwischt sich Hannes beim Gedanken „Absichtserklärung“. Er macht sich einen Sport daraus, Wendungen wie „man sollte“ oder „man müsste“ in einer persönlichen Statistik zu zählen. 7 Mal ‚man müsste‘ und 1 Mal ‚man sollte‘. Ach…immerhin „7:1″….war das ein Fussball-WM-Sommer in Brasilien…

      Nach vier Stunden geschäftigem Sitzen kommt der Chef zum Schluss. „Ich hoffe, dass Ihnen die Nachspielzeit nicht geschadet hat“. Auch immer der gleiche Spruch, aber seit dem WM-Titel der Fussballer erhält er wenigstens einen positiven Nachgeschmack. Es ist 12.30 Uhr und der Chef verabschiedet sich mit dem üblichen Abgang: „Ich möchte mich herzlich bei Ihnen bedanken“. Es wäre somit die letzte Absichtserklärung des Vormittags gewesen….

      Meetings richtig gut durchführen: 10 Tipps zur optimalen Besprechung

      // Von Simone Janson

      Meetings gelten als öde, nervtötend und Zeitverschwendung. „Mal wieder Stunden in sinnlosen Meetings vergeudet und die eigentliche Arbeit bleibt liegen“ – so denken viele. Aber Meetings lassen sich auch effizient für die Karriere nutzen.

      Meetings: Besser organisieren statt abschaffen

      Einige Firmen und Manager verkünden stolz, die Anzahl ihrer Meetings auf eines in der Woche reduziert zu haben – eine Maßnahme, die auch viele Manager und Coaches dringend empfehlen. Doch es geht auch anderes: Nämlich, indem man Meetings richtig organisiert.

      Eine schon etwas ältere Studie der Unternehmensberatung Proudfoot Consulting zeigt, warum das so ist. Demnach sind von 150 Meetings in 50 Unternehmen nicht einmal ein Drittel (27 %) richtig vorbereitet.

      Wie sieht optimale Vorbereitung aus?

      Oft wurde nicht einmal eine Tagesordnung erstellt und den Teilnehmern vorab zugeleitet. Nur 12 % der Meetings endeten mit einer klaren Festlegung der nächsten Schritte. Auch die Nachbereitung lies zu wünschen übrig: In 73 % aller Fälle wurde die Zuständigkeit für definierte Maßnahmen nicht klar festgelegt bzw. keine Deadlines vereinbart.

      Doch wie sieht die optimale Vorbereitung eines Meetings aus? Jedenfalls nicht nach dem Motto „Der Chef hat zum Meeting geladen, keine Ahnung um was es geht, aber man muss ja hin – wird schon vorbei gehen!“ Besser ist es, sich gezielt auf das Thema vorzubereiten. Wenn der Inhalt nicht klar ist, dann einfach mal nachfragen – das macht in der Regel einen guten Eindruck. Dann sollte man sich klar machen, was man von einem Meeting erwartet und welche Position man selbst vertritt. Dazu sollte man im besten Fall eine kleine Präsentation vorbereiten.

      Auch Chefs müssen sich vorbereiten

      Doch auch der Chef, der СКАЧАТЬ