Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе. Владимир Данилов

Чтение книги онлайн.

      В наше время автоматизация процессов позволяет осуществлять операции и оформлять документы там, где это необходимо: счета на оплату выписывают в коммерческой службе, отгрузочные документы оформляют на складе и т. п. Такой подход уменьшает трудозатраты и экономит время покупателей/контрагентов фирмы.

      На практике приходится сталкиваться с сотрудниками коммерческих служб, не желающих, например, оформлять счета на оплату и требующих «освободить их от несвойственных обязанностей». Им, видите ли, «некогда продавать», пока они «бумаги оформляют».

      Продажа товара есть бизнес-процесс. Любой бизнес-процесс в идеале должен быть оптимальным: без лишних операций и с минимальным количеством участников.

      Взаимодействие с покупателем осуществляют менеджеры, они доводят информацию о свойствах, количестве и стоимости товара до покупателя, заключают с ним договор, оформляют счет на оплату, контролируют поступление денег и отгрузку товара. Такой подход логичен и правильно закрепляет область ответственности.

      Таким образом, оформление счета на оплату есть составляющая понятия «продажа».

      У бухгалтерии же совершенно другая область ответственности – на основании первичных документов осуществлять бухгалтерский и налоговый учет.

      Чем более четко будут обозначены границы ответственности подразделений и сотрудников, тем лучше будут функционировать бизнес-процессы и сама фирма.

      Какой бизнес-процесс считается оптимальным?

      Состоящий из одной операции и выполняемый одним человеком. Конечно, это почти утопия. Но стремиться нужно именно в эту сторону – сокращать количество участников и операций.

      Для наглядности рассмотрим две оперограммы одного бизнес-процесса:

      Вариант 1

      Вариант 2 (после оптимизации):

      Результат бизнес-процесса одинаков, но эффективность разная. Очевидно, что во втором случае времени затрачивается в разы меньше, чем в первом, не отвлекаются от основной работы сотрудники бухгалтерии и директор.

      Что необходимо сделать, чтобы первый бизнес-процесс трансформировать во второй?

      1. Оформить приказ на право менеджера выставлять счета на оплату от имени фирмы.

      2. Изготовить печать «Для финансовых документов» или «Для счетов на оплату» и передать менеджеру.

      3. Зафиксировать факт передачи печати под ответственность менеджера актом передачи печати с образцом оттиска.

      Рассмотрим доводы в пользу такой оптимизации процесса.

      В СКАЧАТЬ