Управление персоналом: теория и практика. Управление конфликтами и стрессами. Коллектив авторов

Чтение книги онлайн.

      Объективным фактором этого противостояния является то, что инструкция по делопроизводству составлена с существенными упущениями. Если бы в приложениях к ней были даны образцы оформления документов и она была бы переработана в соответствии с последними государственными стандартами, то составление «правильного документа», возможно, не отнимало бы много времени. При рассмотрении этого конфликта важно учитывать также мотивы сторон, побудившие их к вступлению в конфликт и определившие их дальнейшие действия. У исполнителя в качестве декларируемого мотива выступает мнение о том, что секретарь, проверяя правильность составления и оформления документов, задерживает их продвижение. Сотрудникам базовых отделов, как правило, свойственно воспринимать деятельность секретаря как несущественную, якобы не влияющую на деятельность предприятия в целом. Исполнители редко учитывают тот факт, что неправильно оформленный документ может не иметь юридической силы, что, в зависимости от значимости документа, может иметь последствия как для структурного подразделения, так и для организации в целом. Кроме того, в действиях исполнителя присутствует и скрытый мотив: необходимость выполнить документ к назначенному сроку и нежелание дорабатывать его. Целью исполнителя является скорейшее прохождение его документа без малейших препятствий и «головной боли». При этом его потребности выражаются в желании поскорее закончить работу, связанную с этим документом, а интересы – в том, чтобы документ не был задержан старшим инспектором.

      Мотивы секретаря связаны с нормами, регламентирующими его деятельность. Он отвечает за правильность составления и оформления документов и обязан не допускать прохождения неправильно оформленных документов. Нежелание исполнителя исправить документ побудило секретаря к вступлению в конфликт. При этом потребностью секретаря является качественная организация прохождения внутренних и исходящих документов в соответствии с требованиями его должностной инструкции.

      Данный конфликт был завершен при участии третьего лица – руководителя организации. Но, возможно, что с переводом данного исполнителя в филиал конфликты подобного рода повторятся, но уже с другими действующими лицами. Поэтому важно рассмотреть факторы, позволяющие предупредить подобный конфликт. В данном случае конфликт можно было предупредить следующими мерами: а) включение в приложения к инструкции по делопроизводству образцов оформления основных видов документов; б) включение в приказ генерального директора о введении в действие инструкции по делопроизводству пункта об обязательном выполнении требований инструкции всеми сотрудниками (такой пункт в приказе отсутствует).