Справочник по делопроизводству. Михаил Юрьевич Рогожин

Чтение книги онлайн.

СКАЧАТЬ мероприятий по обеспечению пожарной безопасности помещений службы ДОУ организуется в соответствии с нормативными актами и инструкцией по обеспечению пожарной безопасности предприятия. При обеспечении пожарной безопасности подразделений службы ДОУ (с учетом значимости возложенных на них полномочий и особенностей условий их реализации) следует, кроме того, руководствоваться специальными инструкциями (правилами) (см. приложение 8 к настоящему пособию).

      Раздел 3 Технология управления документами: от регистрации до передачи в архив

      В рамках заключительного раздела справочника мы рассмотрим основные этапы управления документами. Напомним, к их числу относятся:

      1) организация разработки номенклатуры дел;

      2) организация разработки табеля и альбома форм документов;

      3) организация корпоративного документооборота;

      4) контроль исполнения документов;

      5) организация хранения документов.

      Глава 1 Организация разработки проекта номенклатуры дел

      Эффективное управление документами невозможно, если предварительно службой ДОУ не выполнены мероприятия подготовительного характера, среди которых особое место занимает разработка проекта номенклатуры дел.

      Заметим, что в Методических рекомендациях ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. номенклатура дел рассматривается в качестве основы для формирования документального фонда предприятия (организации, учреждения). В свою очередь, документальный фонд предприятия – это упорядоченная совокупность документов, созданных соответствующим предприятием, а также полученных им в процессе осуществления своей деятельности от других юридических и физических лиц.

      Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел предприятия с указанием сроков их хранения (см. рис. 3.1). Обычно номенклатура дел разрабатывается в два этапа: сначала по подразделениям (самостоятельным участкам работы, образующим организационную структуру предприятия), а затем в целом (в виде так называемой сводной номенклатуры дел, см. далее)[57]. Последовательность разработки проекта номенклатуры дел структурного подразделения представлена на рис. 3.2.

      * И документов – в составе соответствующих дел.

      Рис. 3.1.

      * Принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между работниками и т. п.

      ** Для последующего формирования сводной номенклатуры дел.

      Рис. 3.2.

      Определение перечня документов, образующихся в деятельности подразделения, и сроков их хранения производится на основании нормативных правовых, локальных нормативных и иных актов (см. рис. 3.3).

      При определении СКАЧАТЬ