Internal Investigations. Dennis Bock

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СКАЧАТЬ diesen Anforderungen an Unternehmen ergibt sich in der Praxis die Konsequenz, dass für den mittel- und unmittelbaren Zugriff auf die betrieblichen IT-Systeme bereits entsprechende Nutzerrollen mit Nur-Leserechten eingerichtet sind, die weitgehenden, lesenden Zugriff auf die Unternehmensdaten für Prüfungszwecke erlauben. Ferner verfügen moderne ERP-Systeme zwecks Datenträgerüberlassung regelmäßig über explizit für Zwecke der GoBD bzw. GDPdU entwickelte Schnittstellen, die einen komfortablen und für Prüfungszwecke optimierten Zugriff auf steuerrelevante Unternehmensdaten ermöglichen.

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      Die explizite Entwicklung solcher Schnittstellen durch die Systemhersteller resultierte insbesondere aus der teilweisen Überforderung der Unternehmen steuerrelevante Daten in hochkomplexen Systemstrukturen zu identifizieren und abzugrenzen. Auch die Pflicht, Daten in einer bestimmten Form bzw. einem speziellen Format, angereichert mit sogenannten Metainformationen vorzuhalten und im Falle einer Prüfung unverzüglich auszuhändigen, fördert diese Entwicklung.

       dd) Exkurs: Data Retention Tool („DART“)

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      Einer der Marktführer für ERP-Software, die SAP AG, hat mit dem Data Retention Tool (kurz „DART“) eine solche Schnittstelle geschaffen. Sie enthält bereits einen vordefinierten Feldkatalog mit – zumindest für die standardisierten Bestandteile – als steuerrelevant identifizierten Daten. Der Datenkatalog wird in einem wechselseitigen Abstimmungs- und Lernprozess zwischen Anwendern und Finanzverwaltung kontinuierlich fortentwickelt und an die aktuelle Rechtslage angepasst. Der Feldkatalog liefert eine gute erste Übersicht über die über die DART-Schnittstelle abrufbaren Daten.

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Das Vorhandensein der DART-Schnittstelle ermöglicht es dem Prüfer quasi per Knopfdruck den gesamten Buchungsstoff eines oder mehrerer Geschäftsjahre zu exportieren und ohne größeren Aufwand in ein Tool zur Massendatenanalyse zu importieren. Anschließend kann der Buchungsstoff auf Unregelmäßigkeiten bzw. in der Planungsphase definierte red flags hin untersucht werden. Die Daten können in Massendatenanalyse-Tools, wie bspw. WinIDEA[10] und AIS TaxAudit zu sog. Standard-Prüfungstabellen aufbereitet werden, wodurch der Einsatz von vordefinierten Prüfmakros ermöglicht wird, die es auch unerfahreneren Prüfern erlauben Massendaten effizient zu verarbeiten.

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      Die Abfrage von Risikoprofilen im Ermittlungsverfahren, bspw. im Kontext von Vertriebsunregelmäßigkeiten (vgl. Rn. 19), ist u.a. durch die Kombination der Indikatoren „Zahlungen an Lieferanten mit Sitz in Steueroasen“ und „abweichender Sitz des Unternehmens und Bankland“, für nahezu unbegrenzt große Datenvolumina in kürzester Zeit durchführbar.

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      Das zu exportierende Datenvolumen kann sowohl zeitlich als auch inhaltlich eingegrenzt werden. Sollen bspw. aus datenschutzrechtlicher Sicht sensible Personalstammdaten mit Kreditorenstammdaten auf übereinstimmende Bankverbindungen untersucht werden, ist es leicht möglich, jeweils nur Datenfelder für Bankleitzahlen und Kontonummern zu exportieren. Ergibt sich ein konkreter Verdacht, können zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens die fehlenden Daten durch einen zweiten Export oder Abfrageroutinen in den IT-Systemen ermittelt werden. Durch diese zweistufige Vorgehensweise werden mögliche datenschutzrechtliche Konflikte vermieden.

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      Über Schnittstellen zum Datenexport steuerrelevanter Daten auf Knopfdruck verfügen mittlerweile alle marktüblichen ERP-Systeme. Sollte eine solche Schnittstelle bei einem proprietären System nicht zur Verfügung stehen, bietet sich die Abfrage der Daten über sog. Queries (bspw. SQL) auf Datenbankebene an.

ee) Unternehmensexterne Daten

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      Unternehmensexterne Daten umfassen sämtliche Informationen Dritter, zu denen Fakten oder auch wertende Informationen zählen können. Hierzu gehören zunächst die teilweise öffentlich zugänglichen Unternehmensinformationen in Verbindung mit Berichts- und Offenlegungspflichten von Unternehmen, die in in- und ausländischen Handels- und Unternehmensregistern sowie dem Elektronischen Bundesanzeiger in Deutschland veröffentlicht werden müssen.

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Weiterhin zu nennen sind Anfragen an professionelle Unternehmensdatenbanken wie bspw. Dun & Bradstreet,[11] Hoppenstedt[12] oder Creditreform[13] und spezialisierte Wirtschaftsdetekteien, die Auskünfte von Unternehmen in Dossiersform aufbereiten und selbst Besichtigungen und Researchmaßnahmen vor Ort, auch in den abgelegensten Steueroasen, vornehmen. Besonders effizient kann der Einsatz kostenpflichtiger Metasuchmaschinen wie bspw. „GENIOS“[14] sein, welche auf Wirtschaftsinformationen zahlreicher externer Datenbanken zugreift. Zu nennen sind ebenfalls spezialisierte Suchmaschinen wie „Wer liefert was?“[15].

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      Ein weiteres Mittel ist die direkte Ansprache externer Unternehmensbeteiligter wie bspw. wesentlicher Kunden, Lieferanten oder sonstiger Vertragspartner. Die Einholung von Informationen externer Unternehmensbeteiligter ist, gerade in einem öffentlich bekannten Untersuchungsumfeld, eine höchst sensible, aber keine seltene Angelegenheit und kommt überall dort zur Anwendung, wo die Klärung zweifelhafter Sachverhalte nicht mehr allein aus dem Belegnachweis erfolgen kann. Die Beweisfunktion externer Informationen steht und fällt hierbei mit der Integrität der angesprochenen Gegenseite, insbesondere wenn im Extremfall dort selbst Hinweise für Gesetzesverstöße vermutet werden.

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      Denkbar sind schriftliche positive oder negative Bestätigungen und offene Erklärungen sowie direkte Befragungen über geschäftliche Beziehungen. In praktizierten Ermittlungsfällen wurden u.a. schriftliche Bestätigungen über den rechtlichen und wirtschaftlichen Zusammenhang eines ausländischen Firmengeflechts von einem maßgeblich beteiligten Lieferanten eingeholt. Weitere praktizierte Anfragen wurden bspw. bei der Aufklärung potentieller Scheingeschäfte oder der Konkretisierung von Leistungsgegenständen von Vertragspartnern vorgenommen.

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      Inwieweit Informationen Dritter ungeprüft verwertet oder übernommen werden können, ist jeweils im Einzelfall zu entscheiden. Gerade bei der Entfaltung wesentlicher Beweisfunktionen wird der Ermittler nicht umhin kommen, die Hauptannahmen und -aussagen mindestens zu plausibilisieren.

2. Informationsaufbereitung und -auswertung

a) IT-gestützte Auswertung digitaler Daten

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      Der Einsatz von IT-gestützten Analysewerkzeugen kann zu einem erheblichen Effizienz- und Effektivitätsgewinn bei der Datensammlung, -aufbereitung und -auswertung von Massendaten im Rahmen einer Ermittlung führen. Die als Analysewerkzeuge einzusetzenden Anwendungen reichen von einfachen Tabellenkalkulations- und Datenauswertungsprogrammen mit Basis-Analysefunktionen über speziell für die Massendatenanalyse strukturierter Daten entwickelter Softwarelösungen bis hin zu selbstlernenden Systemen.

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Die Analyse und Auswertung von Massendaten ist ein Hauptanwendungsbereich von Softwarelösungen wie bspw. „WinIdea“, „ACL“[16], „FTK“[17] oder „Nuix“[18].

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